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公文格式标准(公文,格式,标准)

发布时间:2014-10-22 14:51:20 审核编辑:本站小编下载该Word文档收藏本文

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正文

第一篇:公文格式标准

教育局公文处理格式简要标准

一、公文用纸幅面

采用国际标准a4型。一般每面22行、每行排28个字,特殊情况可作适当调整。页面设臵为上下各3厘米,左右各2.8厘米。

二、公文格式要素

(一)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

1.发文字号用3号仿宋体,编排在发文机关标志下空2行位臵,居中排布。

2.发文机关代字由所在行政区域代字、机关代字和“发”“字”“呈”“函”“传”“电”等字样组成。多个机关联合行文时,使用主办机关的发文代字。

3.年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称,用六角形括号“??”括入。发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不能编为001,下同),在阿拉伯数字后加“号”字。(如:迁教呈?2014?2号)

4.上行文的发文字号居左空1字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

(二)签发人。上行文应标注签发人姓名。签发人应当是发文机关主要负责人或经授权的负责人。

签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成,居 - 1 -

右空1字,编排在发文机关标志下空2行位臵,与发文字号平行。“签发人”3字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标注。

(三)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

1.凡3个以下机关联合行文时,应当列出所有发文机关名称。4个以上机关联合行文时,可采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。

2.标题中一般不用标点符号。确需使用的,可用书名号、引号、顿号、连接号和括号。在事由部分出现多个机关、人名等并列时,应用顿号分开,不使用空格。

3.标题分一行或多行居中排布;回行应当词意完整、排列对称、长短适宜、间距得当,排列成梯形或菱形,不排列成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

(四)主送机关。公文的主要受理机关,对公文内容的贯彻执行、办理答复或者知晓负有责任。

1.主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,编排于标题下空1行位臵,居左顶格,回行时仍顶格;同类同级主送机关之间使用顿号,不同类不同级主送机关之间使用逗号,最后1个机关名称后标全角冒号。如“各乡镇教育办,国(民)办校(园):”。

2.如主送机关名称过多,导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标“主送”2字,后加全角冒号和主送机关名称,臵于抄送机关之上1行位臵,之间不加分隔线。- 2 -

(五)正文。公文的主体,用来标书公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下1行,每个自然段左空2字,回行顶格。文中结构层次序数依次采用“一、”“(一)”“1.”“⑴”标注;一般第1层用黑体字、第2层用楷体字、第3层和第4层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等在一行中表述完整,不能回行。

(六)附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件说明,在正文下空1行、左空2字编排“附件”2字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ××××”),依序标注附件名称。附件名称回行时,与上1行附件名称的首字对齐。附件名称后不加标点符号。

(七)发文机关署名。

1.加盖印章的公文,单一机关行文时,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;联合行文时,将发文机关署名按照发文机关顺序横向依次整齐排列在相应位臵。

2.不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空1行、右空2字编排发文机关署名;联合行文时,应先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

3.决议等直发类公文一般不署发文机关名称。议案、命令等署机关主要负责人职务、姓名。

(八)成文日期。署会议通过日期或者发文机关负责人签发日期。联合行文时,署最后签发机关负责人的签发日期。编排在 - 3 -

标题下的成文日期,居标题中间位臵。

1.加盖印章的公文,成文日期一般右空4字,编排于发文机关署名之下;不加盖印章的公文,在发文机关署名下1行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移2字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

2.成文日期使用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。

(九)印章。公文中有发文机关署名的,应加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

1.有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可不加盖印章。

2.单一机关行文时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵,印章顶端应当上距正文(或附件说明)1行之内。联合行文时,联署机关应当加盖印章,一般将印章与发文机关署名一一对应,端正、居中加盖其上;最后1个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期;印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排不超过3个印章;印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)1行之内;印章用红色,不得出现空白印章。

3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,可采用调整行距、字距的办法加以解决。

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(十)附注。对公文发布层次、印发传达范围、联系人和联系方式等需要说明的事项予以标注。请示、拟发公文、征求意见稿、会议通知等在附注标明联系人和联系方式。附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行,回行顶格,用3号仿宋体字。直发类公文的附注在正文下空1行标注。

(十一)附件。

1.附件的序号和标题应当与附件说明的附件序号和标题相一致。

2.附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。附件首页应标注“附件”2字,有2个以上附件时,应标注序号,“附件”2字、附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件格式要求同正文。

3.如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第1行顶格编排并标注公文的发文字号,在其后标注“附件”2字及附件顺序号。一般附件与主件一同发送。

4.被印发、批转、转发公文的内容直接另面编排,不按附件处理。

(十二)印发机关和印发日期。印发机关为行文机关或者其办公厅(室),印发日期为公文的送印日期。

1.印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分割线之上,印发机关左空1字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印 - 5 -

发”2字。

2.翻印公文时,翻印机关和翻印日期一般用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期的下方位臵。翻印机关左空1字,翻印日期右空1字,年、月、日用阿拉伯数字标全,年份标全称,月、日不编虚位,后加“翻印”2字。

(十三)页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。公文附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。公文版记页前有空白页的,空白页和版记页不编排页码。

三、版记编排

版记须编排在公文最后一面的偶数页上。版记的最后一个要素臵于最后1行,与最后一面的版心下边缘重合。如附件有版记,还应当在另一最后偶数页上编制正文的版记。

四、发文机关代字

发文机关标志、发文代字和“发” “字”“呈”“函”“传”“电”等表示不同的公文形式规格。应当合理确定发文形式,严格控制发文规格。全局性的、内容重要的公文用“发”或者“呈”的形式规格;某一方面工作的一般性公文用“字”的形式规格。

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第二篇:公文格式标准

公文格式标准

一、通用规定

1、公文格式是指公文的规格式样,它包括公文所必须具备的数据项目结构(眉首、主体和版记)和公文的用纸格式、书写打印格式、装订格式。以下所述格式标准为红头文件的标准,非红头文件一般没有眉首和版记(若需要版记则与红头文件要求相同),格式标准与红头文件的主体部分相同。

2、公文打印纸型为国际标准的a4型纸,上下页边距为

2.54厘米,左右边距为3.17厘米,段落行距为24磅,空行字体应调为四号仿宋体。

3、公文应双面打印,左侧或顶部装订,页码套正。

二、公文整体分为眉首、主体、版记三部分。

公文首页红色反线以上部分为眉首;红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间部分为主体;臵于主题词以下部分为版记。

1、眉首

(1)秘密等级和保密期限:如需标明密级,用四号黑体字,标在版心右上角第一行顶格,每两字间空1字;如需同时标明保密期限,用四号黑体字,标在版心右上角第一行顶格,密级和期限间用“*”隔开。公司公文密级包括绝密、

机密、秘密三种,公文的密级由签发文确定。保密期限一般是“秘密”级不超过1年,“机密”级不超过3年,“绝密”级不超过5年。

(2)紧急程度:如需标明紧急程度,用四号黑体字,顶格标在版心右上角第一行,两字间空一字;如需同时标明密级,密级顶格标明在版心右上角第一行,紧急程度顶格标明在版心右上角第二行。公文紧急程度包括“特急”和“急件”两种。若文件标题中加上“紧急”两字,就不必再单独注明。

(3)发文单位:由发文单位全称或规范简称加“文件”组成;特定公文可只标明发文单位或规范简称。联合行文时,主办单位名称在前,“文件”臵于所有发文单位名称后,上下居中排布;如联合行文单位过多,必须保证首页显示正文。

(4(好范文网WwW.haOWorD.cOm))发文字号:由发文单位代字、年份、序号组成。发文单位下空两行,四号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码;年份标全称,六角括号“【】”括入;序号不编虚位(即不编为01),不加第字。

2、主体

(1)公文标题:红色反线下空2行,二号小标宋体,可分一行或多行居中排布;回行时,要做词意完整,排列对称。一级标题为三号黑体,二级标题为楷体。

(2)主送单位:标题下空1行,左侧顶格用三号仿宋

体书写,回行时仍顶格。最后一个主送单位名称后标全角冒号。

(3)公文正文:主送单位名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。正文用三号仿宋体。

(4)附件:正文如有附件,在正文下一行左空2字用三号仿宋体标作“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1xx”;附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订,并在附件左上角第一行顶格标明“附件”,有序号时注明序号;附件的序号和名称应前后一致。

(5)成文时间:用汉字将年、月、日标全,“零”写为“0”,距离右边距空4个字。

(6)印章:公文在落款处不属单位名称,只标成文时间。印章端正,居中下压成文时间。

3、版记

主题词:“主题词”用三号黑体字,居左顶格标明,后标全角冒号,词目用小三号仿宋体,词目之间空1字。

第三篇:公文格式标准

公文格式标准

(2014年12月27日)

公文格式标准由用纸、排版、要素标识、印刷与装订组成,其中要素标识包括眉首、主体和版记。

一、用纸

国际标准a4型(210㎜×297㎜)、60-80g/㎡胶印或复印纸。公告、通告等张贴公布的公文用纸大小根据实际需要确定。

二、排版

1.汉字符号从左至右横写、横排,少数民族文字按其习惯书写、编排。

2.版心3号仿宋字体,每页25行,每行28字,居中。

3.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜,上行文为80㎜。

4.版心下边缘之下1行4号白体阿拉伯数码标识页码,数码左右各放4号一字线。

5.除发文机关、反线和印章外,图文为黑色。

三、要素标识

(一)眉首

公文眉首为公文首页红色反线及以上各要素,依次为份数序号、涉密等级与保密期限、紧急程度、发文机关、发文字号、签发人、红色反线。

1.份数序号:版心左上角第1行阿拉伯数码顶格标识。“绝密”、“机密”、“商密aaa”级公文需标识份数序号。份数序号位数根据公文份数确定,最少两位数字。

2.涉密等级与保密期限:版心右上角第1行3号黑体字顶格标识。国家秘密涉密等级和保密期限之间用“★”隔开,单独标识涉密等级两字之间空1个字;商业秘密涉密等级和保密期限之间空1个字。

3.紧急程度:版心右上角第2行(不标识涉密等级与保密期限为第1行)3号黑体字顶格标识,两字之间空1个字。公告和通告一律不标识紧急程度。

4.发文机关:由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。小标宋体字(红色)居中标识,字号按醒目美观原则确定,一般应小于22mm×15mm。“函”发文省略“文件”,除办公室(综合部)外的机关部室发文省略“文件”并用小括号括入部室名称。联合发文,主办机关名称排列在前,“文件”置于发文机关名称右侧、上下居中排布;联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

5.发文字号:由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关下空2行3号楷体字居中(上行文居左侧)标识;年份和序号用阿拉伯数码标识;年份使用数字全称,用六角括号“??”括入(不得使用圆括号“()”、方括号“[]”或方头括号“【】”);序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联合发文,只标识主办机关发文字号。

6.签发人:上行文需标识签发人,由“签发人”加冒号和签发人姓名组成,平行发文字号(居左侧标识)右侧3号楷体字标识。联合发文,主办机关签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次标识,下移红色反线,发文字号与最后一个签发人姓名平行同行。

7.红色反线:发文字号之下一条与版心等宽红线。“函”发文反线为上粗下细的两条红线,发文字号居第二条红线下、与版心右侧对齐。

(二)主体

公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上各要素,依次为标题、主送机关、正文、附件、成文日期与印章、附注。

1.标题:红色反线下空2行2号小标宋体字居中标识,回行力求词意完整、排列美观、间距恰当。标题一般由发文机关名称、事由和文种词组成,系统内下行文省略发文机关名称、上行文使用规范化简称,系统外行文一律使用全称。除书名号、小括号、破折号及空格外,标题一般不用标点符号。

2.主送机关:标题下空1行左侧顶格标识主送机关名称(全称或规范化简称、统称)加冒号。除普发性下行文外一般只标识一个主送机关,公告、通告等周知性公文可省略主送机关;多个主送机关按级别高低或与公文内容联系的紧密程度排序、名称之间以顿号(同类)或逗号(不同类)隔开、回行顶格;首页不能显示正文,应将主送机关移至版记中主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

3.正文:主送机关名称下1行,每自然段左空2个字,回行顶格,数字、年份结尾不回行。

4.附件:正文下1行版心左空2字标识“附件”加冒号、阿拉伯数码序号及标点“.”(单一附件省略)和附件标题,附件标题后不加标点符号,多个附件回行序号对齐。附件与正文一起装订,在附件版心左上角第1行顶格标识“附件”及序号(单一附件省略)和冒号;不能一起装订,在附件版心左上角第1行顶格标识发文字号加“附件”及序号(单一附件省略)和冒号。附件为表格,表格长宽比例与版心比例相同,多页破表每页必须显示表头,表格页码置于表格下侧居中,横向表格单页码表头在订口一边、双页码表头在切口一边。

5.成文日期与印章:由发文机关名称、成文日期和印章(红色)组成。成文日期汉字年、月、日标全,其中“零”写为“○”(不得以阿拉伯数字“0”、大写汉字数字“零”和英文字母“o”代替)。成文日期以签发人签发日期为准,联合行文以最后签发人签字日期为准,须会议讨论通过的以通过日期为准,须上级或有权机关批准的以批准日期为准。联合上行文,由主办机关加盖印章;联合下行文,所有发文机关都应加盖印章。单一机关发文,不署发文机关名称,版心右空3个字标识成文日期,加盖印章应当端正、居中,下压成文日期(骑年压月);两个机关联合发文,不署发文机关名称,版心右空3个字标识成文日期,主办机关印章在前,联合机关印章在后、压成文日期(骑年压月),采用同种加盖印章方式,并保证印章端正、排列整齐,互不相交、不相切;3个及以上机关联合发文,各发文机关名称(可用规范简称)排在成文日期和正文之间,每排最多3个印章,两端不得超出版心,最后一排如排1个或2个印章,居中排布,最后一排印章之下右空3个字标识成文日期。排版后所剩空白处不能容下印章位置时,通过调整行距、字距的方式以保证印章与正文同处一页,不得标识“此页无正文”。会议纪要、信息、简报等不加盖印章。

6.附注:成文日期下1行圆括号标识需要说明的其他事项。“请示”应在附注处注明发文机关联系人姓名及电话号码。

(三)版记

公文版记为公文最后一页版心右下端(最后一个要素置于最后一行)主题词及以下各要素,依次为主题词、分栏线、抄送、内部发送、拟文部门、拟稿人、校对人、印发机关与日期、印数,其中拟稿人、校对人、印数可选设。

1.主题词:版心居左3号黑体字顶格标识“主题词”加冒号和词目,词目之间空1个字,不加标点符号。词目由类别词、类属词、文种词和归属词组成,一般不少于3个,最多不超过6个。

2.分栏线:主题词以下每栏均用分栏线隔开(抄送和内部发送之间除外),宽度同版心。

3.抄送:主题词下1行5号宋体字顶格标识“抄送”(同时标识内部发送,“抄送”两个字之间空2个字)加冒号和抄送机关名称,多个抄送机关按级别高低或与公文内容联系的紧密程度排序、名称之间以顿号(同类)或逗号(不同类)隔开、回行冒号后对齐,最后1个抄送机关名称后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

4.内部发送:标识方式与“抄送”相同。

5.拟文部门、拟稿人、校对人:内部发送下1行5号宋体字顶格标识“拟文部门”加冒号和拟文部门名称、“拟稿人”加冒号和拟稿人姓名、“校对人”加冒号和校对人姓名,拟文部门、拟稿人、校对人后不加标点符号,版心两端顶格、均距排列标识。

6.印发机关与日期:拟文部门下1行5号仿宋体字版心左侧顶格标识印发机关办公室(综合部)、右侧阿拉伯数码顶格标识印发日期加“印发”,印发日期以付印日期为准。

7.印数:印发机关与日期下1行版心右空2个字小4号仿宋体字标识。

四、印刷与装订

1.双面印刷,页码套正,两页页码之间误差不超过2㎜。

2.字迹清楚,着墨均匀,页面整洁,无脏、皱、破、白页。

3.左侧装订,整齐牢固,无多页、缺页、颠倒、混装,无漏号、重号。

4.装本平整,钉距适当,无坏钉、漏钉、重钉。

第四篇:应用公文标准格式

公文处理标准格式

一、公文用纸幅面尺寸:公文用纸采用gb/t148中规定的a4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

二、公文页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm

公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm

版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)

三、排版规格

正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。标题用2号宋体。

四、制版要求

版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

五、印刷要求

双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

六、装订要求

公文应左侧装订,不掉页。

七、公文中各要素标识规则

组成公文的要素有:眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

(一)眉首:1、公文份数序号;2、秘密等级和保密期限;3、紧急程度;4、发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后加“文体”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则规定,但一般应小于22mm×15 mm(高×宽)。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角拓号:“[]”拓入;序号不编虚位(即1不偏为001),不加“第”字。

发文字号之下4 mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6、签发人

上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字,签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

(二)主体

1、公文标题:红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

2、主送机关:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

3、公文正文:主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年数不能回行。

4、附件:公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉拍数码(如“附件”:1、*****”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

5、成文日期:用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”。

6、公文生效标识:公文生效果标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。分两种情况:一种是单一发文机关如何标识,公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

a、单一发文印章:在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;

当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。

6、联合行文印章:当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前,两个印章均压成文日期,印章用红色。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。

c、特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(三)版记

1、主题词:用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

2、抄送机关:公文如有抄送机关,在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

3、印发机关和印发日期:位于抄送机关之下占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉拍数码标识。

4、版记中的反线:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。

八、页码:用4号半角白体阿拉拍数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

九、公文中表格:公文如需附表,对横排a4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

公文如需附a3纸型表格,且当最后一页为a3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将a3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。

第五篇:公文标准格式

公文标准格式

本标准依据《国家行政机关公文格式》确定,具体如下:

一、纸型、纸质

复印纸a4(国际标准210mm×297mm),厚度定量60—80g/m2。

二、封面

文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上,如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标,但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、标题

标题使用2号小标宋体或宋体加黑,顶行。副标题居中排列,使用3号宋、仿宋或楷体,但不与正文字体重复,破折号占2格。

四、正文

1.正文文字字体、字号

正文使用宋体,4号。

2.正文内标题字体、字号

正文1级标题、2级标题文字,宋体,4号,标题单独成型时,均无需标点。(注:不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体,如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等,以保持文面严肃、整洁。)

3.结构层次序数、标点

第1层为“一、”,第2层为“(一)”,第3层为“1.”,第4层为“(1)”。不使用不规范的序号,如:1)、a、a等。

4.段落

每段文字前空两格,第2行起均顶格,1.5倍行距,首行缩进。

5.表格

正文中表格一般做附件,置后。小于文面半幅的,可随文就位,与正文同宽。表内字体同正文,字号可略小。

6.数字

数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具体修辞色彩语句作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

五、落款、盖印

在正文后空两行,单位名称按印章全称。盖印,可不写单位名称。成为日期中“〇”用插入符号里的几何图形,或用区号码0180,不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日,上2/3,下1/3,左右居中,端正清晰。

六、页码

双面印刷页码居外侧,单面印刷页码居右侧,均以“—1—”的形式出现。

七、印刷

上下左右居中对齐,无特殊需要,版面图文的颜色均为黑色,均匀清晰,双面印刷。

八、文件、文件夹命名规范(院)系名称+上交时间

例如,机械工程学院上交的计划。word保存名为【机械工程学院××月工作计划】—【2014年××月××日】;总结、简报等其他资料的保存名格式同上。如果上交的是多个文件,需要新建文件夹,文件夹命名格式如下:

【××系主席团上交资料】—【2014年××月××日】

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