流动人员人事档案管理问题和解决路径探析

流动人员人事档案管理问题和解决路径探析

**市公共就业和人才服务中心主任**

十九大报告指出，要坚定实施人才强国战略，破除妨碍劳动力和人才社会性流动的体制机制弊端，使人人都有通过辛勤劳动实现自身发展的机会。流动人员人事档案服务作是实施就业优先和人才优先战略的重要支撑，也是提高人才社会性流动效率的重要支撑，建立起与新时期劳动力市场和人力资源服务业发展水平相适应的国家基本公共服务制度意义重大。经过30余年发展，我国已经建立覆盖全国的流动人事档案公共服务网络，服务内容不断规范，服务设施和平台窗口不断完善，信息化和数字档案建设不断推进。但从我们近期调研情况来看，也发现流动人员人事档案管理服务工作面临体制机制转型滞后、业务人员能力水平低、设施设备陈旧、流动人员档案意识弱化、信息集成互联水平较低、经费难以保障、流动人员数量激增、档案利用率低等问题。今后我们要完善档案管理体制机制、加强业务培训、加强信息化建设、加强基础设施建设，进一步建立我市流动人员人事档案基本公共服务体系。现把调研情况报告如下。

一、我市市直流动人员人事档案管理服务现状

我市市直流动人员人事档案管理在存档数量就现容纳水平来看基本饱和，硬件软件基本齐全但多数设施设备已显陈旧，软件配置和先进地区相比已显落后，部分配置更新不够及时，基本情况如下：

（一）存档情况。我市市直现管理流动人员人事档案14000余份，其中单位代理9000余份，个人存档5000余份。单位代理的档案中，卫生类单位有4000余份，占市直流动人员人事档案总数的30%，教育类单位600余份，占市直流动人员人事档案总数的8%，公安消防类单位600余份，占6%公路交通类单位占200份，占市直流动人员人事档案总数的7%，文化媒体宣传类单位有300份，占市直流动人员人事档案总数的9%。国有企业流动人员人事档案100份，占总数1%。非公有制企业占900余份，占流动人员人事档案总数的10%。由此看出我市市流动人员人事档案遍布各行各业社会各个领域。

（二）硬件设施。聊城市公共就业和人才服务中心早就建设了标准化档案库房，档案室、阅档室、办公室严格按规定实行三室分离，档案“防火”“防潮”“防蛀”“防盗”“防光”“防高温”六防设施配备基本齐全，配备了十组大型铁质标准化档案柜，流动人员人事档案全部按规律有序排放在标准化档案盒里。阅档室、办公室也配备电脑、打印机、复印机、切割机等日常工作必备设施。但目前多数设施比较陈旧，需要更新换代。由于档案数量不断增加，库房面积已显不足，无法满足实际需求。

（三）软件设施。这里的软件设施主要指的是管理档案所用的软件系统，聊城市公共就业和人才服务中心没开发自己的软件系统，过去是使用excel表格对流动人员人事档案进行管理，近几年来，全省统一使用省公共就业和人才服务系统平台管理档案，现在正在把管理档案的信息逐一录入全省统一的流动人员档案管理系统。

二、流动人员人事档案管理存在的主要问题

在我们调研时发现，我市流动人员人事档案管理体制机制比较落后，工作人员专业水平有待提升，流动人员人事档案管理意识有待加强，信息化水平较低等诸多方面存在新的挑战。

（一）体制机制落后服务方式有待创新。流动人员人事档案资料提交归集不够及时，出现资料收集不够完整、资料整理不到位、信息传递不够及时等问题，导致公共就业和人才服务中心无法为用人单位提供更有价值的信息。传统档案管理模式效率较低，纸质档案容易出现损坏，数字化进展缓慢等现象。人事档案管理全过程缺乏规范标准，这种现象在中小企业中较为突出，如果资料丢失、损坏就无法进行有效管理，进而导致管理水平低下。现阶段，人员流动速度日益加快，目前的管理模式若未改进，就难以满足实际需求。

（二）档案管理工作人员专业能力有待提升。通过走访调查发现目前市县公共就业和人才服务机构的人事档案管理人员专业能力不足，档案管理人员并不是档案专业毕业，且大部分属于兼职；未进行专门、系统的业务培训，责任心不、服务态度有待改善，不仅会影响到公共就业和人才服务中心的社会形象，而且难以为相关机构以及流动人员提供有价值的服务。

（三）基础设施设备有待进一步更新。流动人员人事档案管理工作需要有独立的库房以及专门的办公场地，需要配置密集柜，并确保库房环境达标，但是完善的基础设施设备需要较高的成本，又因公共就业和人才服务中心资金有限，进而导致设施设备更新不够及时。同时由于条件限制，库房面积不足，从而无法满足实际需求。

（四）流动人员人事档案工作意识有待加强。有很多流动人员的档案意识不强，进而造成“弃档”“死档”现象。通常来说，非公有制单位本身并不具备管理人事档案的权限，所以这类单位通常委托当地公共就业和人才服务中心进行保管。部分流动人员认为将档案托管之后就万事大吉了，对自身档案不再重视，长期不闻不问；还有一部分人并不清楚自身享有哪些人才公共服务，造成档案“失联”情况，时间一长也就无法保障档案信息质量的准确性及实效性。尤其是收集资料过程中，很多流动人员或其工作单位对资料的更新并不重视，造成流动人员档案资料长时间未能更新，旧档资料不完整与新资料无法进行链接，以致很多流动人员在今后的工作道路上想要依照个人档案资料进行参考时，却因资料上没有工作经历、学习经历等情况而无法出具相关证明，对其造成严重的影响。

（五）档案管理机构不统一不规范。通常情况下，流动人员的人事档案资料是由县级以上人才服务机构进行管理，也有很多乡镇人力资源中心对其进行管理，同时还有少部分私营人力资源对流动人员人事档案进行管理。最重要的是，很多没有经过授权处理的管理机构也参与其中，导致管理问题出现严重的混乱情况，流动人员的人事档案资料也因此出现了安全隐患，这在一定程度上扰乱了此项管理工作的秩序。

（六）管理经费无法得到保障。从2015年开始，我国已经取消了对流动人员人事档案管理进行收费，提出人才服务机构应对流动人员人事档案管理服务应进行免费服务，各地应将相关的经费都纳入同级别财政预算当中。但是在实际的操作工作当中，存在经费不足的问题，尤其是一些县级机构，在没有经费保障的情况下，很难开展人事档案管理工作，工作无法正常运行。

（七）人事档案作用无法发挥。流动人员的情况属于人与档案分离的情况，并且人是在非公有制单位进行工作。非公有制单位评价员工晋升标准是以员工的工作能力为主，并没有从员工的人事档案入手，这在一定程度上致使人事档案的作用无法得到发挥。流动人员对自身的人事档案作用了解甚少，认为档案是可有可无的东西。很多的大学生在毕业之后没有为自己办理人事档案托管工作，档案还放在自己的手中，甚至已经丢失，这种情况下，会造成很严重的影响。也有很多人的联系方式已经变更但却没有及时到人才服务机构更改，导致日后出现与本人无法联系的情况。由于档案资料不够完善以及管理内容不符合现实需求，所以流动人员人事档案资料信息利用率还有待提升。

（八）人事档案管理信息化水平较低。我国很多人才机构在人事档案管理方面没有较高的信息化水平，各地区的信息化水平程度有很大的差距。有的较发达的城市在信息化建设方面起步较早，对流动人员人事档案管理建立了信息平台，将所掌握的档案资料进行资料共享，人事人才有的较落后的城市在信息化方面起步较晚，对流动人员人事档案管理工作还没有进行有效开展，影响了对流动人员的服务水平。与此同时，还影响了人才流动的整体效率，严重制约了我国的经济发展。

（九）流动人员自身分散性易失性特点带来挑战。流动人员人事档案具有其自身的特点：流动性、分散性、易失性、管理难度大。这是由流动人员的自身特点而决定的，流动人员人事档案的建立是动态变化的，随着流动人员个人的发展不断补充记载，也是随着流动人员的流动而不断流动。分散性是由于流动人员类别较广，其档案所归属管理部门也是分散的，有的可能在人才流动服务机构保存，有的在劳动力市场。易失性即流动人员人事档案在流动过程中会发生遗失的情况，档案和人的流动不能保持完全同步，造成“人档分离”状况的发生。由于流动人员频繁流动的特性使得用人单位对其人事档案的利用率大大提高，这也进一步增加了其人事档案管理的难度。这些由流动人员决定的特性，必然会造成流动人人事档案在档案转递、收集整理、保管和利用等方面存在各种的问题。如流动人员从原单位进入新的人才市场时，由于已离职而导致原单位对其人事档案的管理不重视，让其各自带档案进行保管，一些高校学生由于未按时找到工作而导致其档案也由个人保管，这都是档案传递移交不规范的行为，易导致后期信息资料搜集难，信息核实困难，档案更新不及时，档案传递效率低，档案滞留、档案泄露和遗失等档案管理不规范的问题。

（十）流动人员数量激增与利用方式保守利用率较低不平衡。大学生扩招、国家机关企事业单位流动性增强等原因，导致近年来流动人员数量激增，传统的人事档案管理机制，为确保个人档案的机密性和安全性，往往要求人事档案必须是封闭的，当事人和其他人员都无权查阅，这在一定程度上确保了人事档案管理的安全可靠性，但在这种绝对保密的管理模式下，使得流动人员人事档案的价值大打折扣，这种对人事档案的利用方式大大降低了人事档案的利用率。由于这种不够开放的管理，导致了各部门对档案利用率不足，比如招聘环节，用人单位对人员的证书更为青睐而不重视档案，又如人员进入用人单位后档案没有在单位，给单位选人带来不便。同时由于一些档案管理机构对流动人员人事档案管理方式不先进，现代化信息技术利用程度不高，人事档案管理部门各自为政，没有进行交流合作，也未构成一个全面、开放、共享的档案网络化管理系统，导致了档管理效率低下。

三、流动人员人事档案管理问题解决路径探析

根据调研中发现的问题，我们深入挖掘问题深层原因，广泛分析探求解决措施，结合具体工作实际，积极探索如下解决路径。

（一）完善管理机制促进服务模式创新。结合流动人员人事档案管理的特点与需求完善管理体制，组建专业团队以及成立专门的领导结构，确保工作能够有序开展。同时，公共就业和人才服务中心应完善流动人员数据库，目的是对流动人员的就业意向及专业情况进行及时分析，从而为其提供岗位需求信息，有利于提升就业成功率。加强服务模式创新，构建并完善“流动人员人事档案公共服务信息系统”，流动人员可通过网络进行查询以及办理存档信息、开具调档函、变更个人信息、开具相关证明、代办个人社保信息、预约申请个人退休等各种人事档案业务。例如，在新冠疫情期间，北京人才档案公共管理服务中心创新了网上办、邮箱办、电话办、掌上办、咨询办等各种“不见面”的人事档案服务，不仅能够提升服务效率，而且减少了群众办事聚集的现象。

（二）实施多维度培训提升档案管理工作人员业务能力。公共就业和人才服务中心要重视档案管理人员的培训，建议采用“内部互学”、“走出去”、“请进来”、“定期考核”等综合培训方式，督促档案管理人员能够重视业务学习培训，通过边学、边练、边提升来掌握前沿的人事档案管理知识与技能，有利于为实际工作奠定坚实的业务基础。同时，培训还要做好评估，培训完成之后通过调查问卷的方式分析培训的优势与不足，为下一次培训的改进提供有价值的参考依据。此外建议广开招贤之路，吸纳更多人事档案管理领域具备专业知识、计算机管理能力、熟知法律法规的复合型人才，这将有利于满足实际工作的需求。

（三）完善档案管理制度提升信息化建设力度。对传统流动人员人事档案管理模式进行改革，公共就业和人才服务中心可以与相关人员或是组织机构签订委托管理流动人员人事档案的协议，目的是明确各方的职责，而且有利于确保档案资料的完整性、及时性以及准确性。按照相关规定检查档案资料。例如，在接收档案资料时需要全面检查，如果发现资料不齐全，就需要及时向有关单位进行询问，从而及时完善流动人员的档案资料。完善基础设施设备，加快信息化建设。结合流动人员人事档案信息化管理的实际需求，应配备必要的场地、办公设备以及人员，对信息审核、数据录入、标签张贴、入柜存档等工作进行完善与规范，以统一的标准提升人事档案的管理效率与质量。加强档案信息资源开发利用。随着流动人员的增多，人事档案的库存量、服务以及流转量也在日益提升，因此必须做好信息资源共享以及数据互通互联，这样才能加强档案信息资源的开发利用。同时，要善于分析公众以及企业的需求，从而对现有的管理方式进行改进，也可以提升档案信息资源利用率，这将有利于发挥档案“资政惠民”的作用。

（四）加强宣传强化流动人员的档案意识。流动人员档案意识的高低也会影响到自身档案的完整性与实效性，为此非常有必要强化其档案意识。公共就业和人才服务中心可以在办公大厅张贴流动人员人事档案服务的办事流程、服务指南、人事人才信息、注意事项等内容，也可以印发一些有关流动人员人事档案作用、转递流程等宣传画册。此外，更要利用好互联网载体，例如公共就业和人才服务中心网站、微信公众号、微博等，对流动人员人事档案相关内容进行分享，让广大有需求的人们能够及时了解人事档案的动态情况。当流动人员的档案意识变强了，才会主动积极配合公共就业和人才服务中心及时完善人事档案资料，这样才能发挥人事档案的真正价值。

（五）加强现代化建设实现信息化管理。人事档案的管理与保存要满足现代化社会的发展，传统的纸质档案给档案管理人员的工作增加了很大工作量和不便，档案对存储环境的要求也十分高。而随着先进科学技术的发展，互联网逐步走进各行各业为人们带来工作便利，针对流动人员人事档案管理，也应充分发挥好现代化设备和互联网络平台的优势，发挥大数据技术的作用，加强人事档案管理信息化建设。要利用现代化先进设备给档案存储提供良好的保障，同时构建网络化的服务平台，将现有纸质档进行数字化处理，向信息化方向发展，做到信息公开、数据共享、帮助需求对象进行网上一键登录，一键查询以及各种业务办理。信息化保存技术将有利于档案的检索、追踪溯源、便于及时地更新与随时的查阅管理。流动人员人事档案管理的现代化进程是一个随网络技术发展逐步完善的过程，未来可以从地方到全国，逐步统一人事档案网络的建立，完善流动人员人事档案数据库系统，做到统一标准，实现对全国范围内的流动人员进行自动化以及动态化的档案管理工作，保持软硬件设备的及时更新，为流动人员的人事档案的传递缩短通道，让流动人员的人事档案发挥更大的利用价值。

（六）规范人事档案管理各环节强化监督。组织人社及档案管理等相关部门应出台相应的政策，规范应对人事档案管理过程中会出现的各种状况，对相应的人员行为做出明确的奖罚规定，并将人事档案的具体操作和规则进行细分。同时，针对各人事档案管理机构进行资格审查，联合市场监管部门对没有权限的私自管理档案的机构处进行严查，确保人事档案管理的规范性，严格禁止无资质的管理机构随意接受和管理人事档案资料，切实保障流动人员人事档案管理的各环节安全有保障。针对档案管理的具体环节也应设置相应的规范化管理机制，如采样搜集阶段，关系到流动人才人事档案的完整性和准确性，需要建立完善的管理体制，可以创建综合统一的信息化采集网络，结合现代化手段，定向采集，定时采集，查缺补漏，防止各环节造成档案信息资源的遗漏，并且强化相关管理人员职责，保证档案在流出和接收过程中的完整性。再如针对流动人员人事档案资料内容方面，可建立定时调整和动态更新机制，结合流动人员的个人经历，不断调整档案内容，并结合新时代对流动人员人事档案的发展需求，创新档案内容栏目，确保突出流动人员各项技能和专业水平。因此，要在创新人事档案管理新模式的同时保障好人事档案管理中各环节的规范性，不断加强对管理人员职责的监督。

（七）加强档案管理工作人员队伍建设。档案管理单位要实施持证上岗制度,定时对档案管理者进行职业道德培训及专业培训,要不断加强档案管理人员对流动人员档案管理的思想重视，加强专业的人事档案管理人员队伍建设，避免工作人员缺乏工作主动性、创新性的思维倦怠，同时由于流动人员档案管理工作的繁琐，要确保足够的人手，避免由于人手不足导致的工作纰漏。在提升队伍专业水平的同时，要加强对管理人员现代化管理技术的培训，做到具备现代化信息技术本领。在人事档案现代化管理的发展趋势下，管理人员日常工作中难免要进行计算机操作和扫描仪等先进设备的使用，利用现代化设备可以对日常的档案搜集挂档、传递、查阅、统计、更新等工作做到更便捷的处理，这样不仅减轻了工作人员的工作量，提高了工作人员的工作效率，也减小了流动人员人事档案各环节的出错率，为新时代档案管理人才队伍的发展做出贡献。

（八）完善流动人员人事档案公共服务体系。人事档案管理部门应积极走公共服务体系的道路，这个趋势是指人事档案管理部门要变化角色思想，从管理者变换为服务者的思想。针对流动人员人事档案实行公共服务管理有利于合理配置并更好地开发利用流动人员人力资源，实行公共服务体系更好地体现了以人为本的科学发展观思想，能进一步促进流动人员人事档案管理，缓解就业压力，提高公共资源的配置效率，缓解社会矛盾，构建和谐社会。流动人员人事档案管理部门要创新服务手段，配额和市场经济发展建设，促进流动人员的就业，变被动为主动，主动保持各档案馆之间的流通，承担相应职责，确保人事档案的真实可靠性，不断追求服务更优化，整合职能，开发服务新思路。完善流动人员人事档案公共服务体系，将以提高服务水平，保障服务品质为目标，进一步优化流动人员人事档案管理。

综上所述，流动人员人事档案管理是政府人事人才公共服务的重要工作内容，在保障民众权益以及提高人事服务等方面发挥着巨大的作用。现阶段流动人员人事档案管理尚存在一些问题，只有正视这些问题，才能有针对性地提出改进对策，进而提升人事档案管理的整体水平。随着经济社会的发展和现代化科学技术的发展，要多角度提高流动人员人事档案的管理方法与途径，推动流动人员人事档案朝着信息化、专业化、规范化、服务化的方向发展，真正做好流动人员人事档案管理工作，为流动人员人力资源的配置提供扎实可靠的基础，从根本上提升人事档案公共服务水平，促进人才流动和社会发展。