公司公文处理程序规定

公司公文处理程序规定

第一章总则

第一条为了加强公司公文处理程序的管理，使公文处理程序规范流畅，减少随意性，杜绝违规操作特制定本规定。

第二条公文指所有上报公司总经理批示的请示、报告和由公司制发的文件。

第三条本规定适用于公司所有的职能部门和人员。

第四条公文主管部门：行政办公室。

第二章请示

第五条需公司总经理作出批示的所有请示、报告必须由各部门第一负责人签字，交公司行政部登记、签批，再由行政部送总经理批示，最后由行政部根据总经理批示交相关部门办理。承办部门必须以书面的形式向行政部及时反馈承办结果。若各部门的请示、报告未先经公司行政部而直接报公司总经理签批的，应将总经理签批的请示、报告送交行政部备案。

第三章收文办理

第六条收文办理指行政部的收文办理过程，其主要程序是登记、拟办、传阅、承办、办结、清退。

第七条登记。公司投资的子公司、所属职能部门发送给公司的公文，由办公室文员按规定签收登记。发送给公司总经理的机要信件，由办公室签收登记。

第八条拟办。登记后的公文由行政文员送行政副总提出拟办意见后，按阅件和办件两类进行办理。公司总经理的机要信件登记后直接送总经理阅处。

第九条阅件的处理。阅件按行政副总的拟办意见，送总经理和有关部门传阅，阅后由行政文员收回。传阅时，总经理有批示的应按总经理批示送有关部门办理。办理结果由承办部门向作出批示的总经理汇报，并把结果附在公文处理单上退回行政部。

第十条办件的处理。办件按行政副总的拟办意见，送总经理阅批，按总经理批示意见送有关部门办理。有关部门办理完结后，应将办理结果随公文退回行政部。

第十一条收文中的密级文件应单独传阅。绝密文件应按行政副总批的传阅范围，行政文员直送有关总经理传阅。绝密文件传阅过程中不准无关人员接触，阅后立即清退回发文部门。

第十二条复印。非密级文件总经理需复印的，由行政部负责复印，部门需复印的，由部门负责人批准复印。复印人应在公文处理单上注明复印份数。复印件与正式文件同样管理。密级文件的复印经公司总经理同意后才能复印。绝密文件未经行政部批准一律不得复印。

第四章发文程序

第十三条各部门草拟的所有对内、对外文件，经行政部进行核稿由拟稿职能部门校稿后，行政部送公司总经理签发，最后由行政部打印发文。

发文办理指以本部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。

草拟公文应当做到：

(一)符合法律法规，符合公司的总体经营战略和有关规定等；

(二)情况确实、观点明确、表达准确、条理清楚、文字规范、简明扼要；

(三)公文文种、标题、主送部门、抄送部门等准确；

(四)人名、地名、数字、行文准确；

第十四条草拟公文时应对涉及其他部门的问题经协调取得一致意见后，方能把一致意见写入文件中，并在报批前送所涉及的部门会签。

第十五条草拟公文部门的负责人应审核稿件签字，然后送行政部审核，行政部审核后送总经理签批。凡是以公司名义外送的上行文或平行文，由董事长或总经理（特殊情况董事长或总经理可委托副总经理）签发。

第十六条总经理签批后，即由前台文员编写发文字号和印制文件。文件的校对由拟文部门负责。向上级报告的重要文件、公司下发的重要文件等应按拟文部门经办人、拟文部门负责人、行政部或总经理三级核对无误后，才能上报或分发。

第十七条上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

第十八条对于上行文“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式但不得抄送其。

第五章公文归档

第十九条经登记办理收发公文，都应按档案管理的有关规定，在处理完毕后由行政部行政文员及时整理立卷归档。承办部门办完后必须及时归还，不得积压、丢失，行政部要随时清收。行政部按照《公司档案管理办法》定期向档案室移交公文档案。