会议筹备方案

一、会议通知

1.拟定相应会议通知，明确参会时间、地点、会议主题、参会范围、会议要求等，送相应领导审签后由办公室发文通知。

2.及时对接办公室，确定参会领导及参会部门。

3.及时对接相关部门责任人，确认其收到通知，并能履行相应职责。

4.按照会议筹备工作任务，拟定局内工作责任清单，将工作任务进一步明确到人，并落实专人督办。

二、会议准备

桌牌：客人及处级以上领导打名字，其余人员打部门名称，并做好桌牌内容核对工作。

会议议程：明确主持人、会议流程及各流程相应人员姓名和职务，以粉纸打印提前放至参会人员桌面。

会议流程PPT：按照会议议程做好流程PPT，并提前在会场播放调试。

会议材料：提前在客人桌面摆放写字板、笔及投资指南等宣传资料，资料较多时应准备宣传手提袋。

参会领导名单：明确领导姓名、职务，以粉纸打印，提前放至客人桌面。

参会企业名单：明确企业姓名、职务，以粉纸打印，提前放至领导桌面。

企业情况简介与主要人员情况简介：对接企业相关联系人，请对方提供相应简介，以粉纸打印提前放至领导桌面，并将简介电子版插入流程PPT中，待领导介绍嘉宾时投放至大屏幕。

座次示意图：会议规模较大情况下，将座次区域以不同颜色区分，彩打放至会议签到处，并落实引导人员按座次示意图做好会前引导。

见证签约站位示意图：明确签约代表、见签领导及站位次序，以粉纸打印提前放至签约代表及见签人员桌面，并根据见签人数提前贴好相应地签。

会议相关文字材料：提前对接办公室，撰写主持词、领导讲话等相关文稿并送审。

签约材料：提前准备好签约文本、文本夹、签约笔、签约双方桌牌、签约桌椅。

礼仪服务：提前联系××××局，明确专人做好会场礼仪服务工作。

三、会议执行

1.及时对接宣传部，做好宣传报道。

2.提前对接参会人员，提醒按时参会。

3.做好参会人员入场引导，维护会场秩序；会中配合做好礼仪服务工作；会议结束，应提前打开会议室大门，引导参会人员陆续离场。

4.应熟知整个会议流程及主持词，做好流程PPT的播放，在主持人话落时就应切换至相应PPT页面。

5.搬签约桌椅时，两人一桌、一人一椅，应有秩序上场，桌子在前，椅子在后，放至大屏幕中间位置；签约结束后，应及时将桌椅撤下，以便领导合影留念。

6.在参会人员离场后，应及时将桌牌、电脑、会议材料等整理收回。