正版软件管理办法

1. 目的

为落实XX集团有限公司（以下简称“集团公司”）计算机软件管理工作主体责任，加强正版软件管理，保障信息安全，提高使用效率，降低使用成本，推进软件正版化工作规范化，标准化，制定本办法。

2.适用范围

2.1 适用的业务范围：集团公司正版软件（以下简称软件）的登记、购买、使用等业务。2.2 适用的部门范围：集团公司各总部（部、室、中心）、集团公司工会。集团公司下属企业可参照执行。

3.规范性引用文件（包括编制依据）

4.管理原则

4.1坚持依据现行法律、法规、规章和政策政令的原则；4.2坚持规章系统性、科学性和实用性统一的原则；4.3遵循防范风险、降低成本、信息安全、统筹管理的原则。

5.术语和定义

5.1 计算机软件，是指计算机程序及其有关文档。

5.1.1计算机程序，是指为了得到某种结果而可以由计算机等具有信息处理能力的装置执行的代码化指令序列，或者可以被自动转换成代码化指令序列的符号化指令序列或者符号化语句序列。同一计算机程序的源程序和目标程序为同一作品。

5.1.2文档，是指用来描述程序的内容、组成、设计、功能规格、开发情况、测试结果及使用方法的文字资料和图表等，如程序设计说明书、流程图、用户手册等。

5.2 软件产品分类主要分为应用类软件、系统类软件、支撑类软件、其他类软件等4种类别。

5.2.1 应用类软件主要是指解决特定业务的软件，包括通用应用软件和行业应用软件。例如以项目方式建设的业务、管理软件或单独购买/免费获取的工具软件。

5.2.2 系统类软件主要是指能够对硬件资源进行调度和管理、为应用软件提供运行支撑的软件。例如操作系统软件、杀毒软件、固件、系统控件、驱动程序等。

5.2.3 支撑类软件主要是指支撑软件开发、运行、维护、管理, 以及和网络连接或组成相关的支撑类软件。例如开发支撑软件、中间件、虚拟化软件、大数据处理软件、人工智能软件等。

5.2.4 其他类软件主要是指不属于以上类别软件的其他软件，例如嵌入式软件、工业软件、信息安全软件等。

5.3 开源软件是指源码可以被公众使用的软件，并且其使用，修改和分发也不受许可证的限制的软件。5.4 商业软件是指在指计算机软件中，被作为商品进行交易的软件。5.5 OEM软件是指原始设备制造商软件。5.6 免费软件是指可以自由而且免费的使用该软件，并拷贝给别人，而且不必支付任何费用给程序的作者，使用上也不会出现任何日期的限制或是软件使用上的限制。5.7 正版软件是指由著作权人发布，并获得相应授权，能合法使用的软件。5.8 盗版软件是指未经版权所有人授权，非法制造、修改、破解、复制的软件或有授权但超出授权使用范围、期限进行多次安装的软件。盗版软件一般没有售后服务、无法升级，具有一定的信息安全风险。5.9 软件使用许可是指软件权利人与包括企业用户在内的使用者之间订立的确立双方权利义务的法律文书。按照许可证的不同形式、功能来划分，常见的软件使用许可有单人许可、单机许可、预装许可、开放式许可、场地许可、网络许可和租凭许可。5.10 软件正版化是指按照相关法律法规，购买正版软件，代替原来安装的非法产品；或者是使用开源免费系统和开源免费软件来代替盗版软件。简单讲就是指合法使用正版软件。从工作上讲还包括相关工作机制、工作台账、工作内容等。

6.管理机构及职责

6.1信息管理中心

信息管理中心为集团公司软件正版化的归口管理部门，具体职责如下：

a）负责集团公司软件正版化工作的归口管理；

b）负责集团公司计算机软件工作计划、工作措施、宣传培训、工作总结等；

c）负责指导并督促集团各单位软件正版化工作责任部门贯彻落实软件正版化工作；

d）负责集团公司正版软件的分类指导；

e）负责开展集团公司软件管理监督检查；

f）负责纳入集团公司统一管理软件的预算编制、需求收集、安装维护管理；

g）负责集团公司计算机软件著作权的管理，计算机软件著作权申报指导、备案归集管理等；

h）负责集团公司软件正版化管理的其他工作。

6.2法律合约部

法律合约部作为正版软件法律风险管理部门，主要职责：

a）负责集团公司软件产权法律咨询指导。

b）参与集团公司软件产权纠纷处理，负责知识产权诉讼、仲裁。

c）负责集团公司软件正版化法律风险管理的其他工作。

6.3 财务管理部

财务管理部为集团公司软件采购资金管理部门，具体职责如下：

a） 根据纳入集团公司集中统一采购软件的确定需求，负责相关预算管理。

b） 负责集团公司软件正版化软件财务管理的其他工作。

6.4 资源服务中心

资源服务中心为纳入集团公司集中统一购买软件的采购管理部门，具体职责如下：

a）根据集团公司集中统一采购收集的确定需求，负责相关正版软件采购；

b）负责组织集团公司集中统一采购的相应合同签订、支付等工作。

6.5 集团公司二级单位

集团公司各二级单位为各使用正版软件的责任主体部门，具体职责如下：

a）负责本单位软件正版化管理工作，督促指导下属部门贯彻落实软件正版化工作；

b）负责本单位专业类等软件的采购和纳入集团集中统一采购软件本单位用户需求的提报；

c）负责本单位的正版软件日常管理工作；

d）负责开展本单位正版软件检查工作，负责落实集团公司正版软件管理要求；

e）负责本单位建立并维护正版软件使用管理台账、资产配置管理；

f）负责本单位正版软件安全管理、风险管理、软件知识产权登记、软件著作权备案等；

g）配合集团公司正版软件管理归口管理部门开展软件管理其他工作。

7.管理要求

7.1软件正版化工作责任制度

7.1.1集团公司各二级单位成立软件正版化工作领导小组，编制本单位《软件正版化工作领导小组成员信息表》（附件1），单位分管领导是本单位软件正版化工作的第一责任人，负责统筹协调推进本单位软件正版化工作，督促员工严格遵守软件正版管理规章制度。

7.1.2集团公司各类软件必须使用正版软件，集团公司员工签署使用正版软件承诺书（附件2），严格遵守软件正版化工作相关规定，不得随意私自在工作计算机上安装盗版软件或卸载工作软件。

7.2 计算机软件著作权管理

7.2.1 集团公司计算机软件著作权的管理按照《XX集团有限公司知识产权管理办法》中7.6条款执行。

7.2.2 软件著作权登记。根据业务需要，符合《计算机软件保护条例》和《计算机软件著作权登记办法》规定的集团公司研发的软件（以第一完成人），在软件开发完成后由软件业务主管部门申请软件著作权登记。集团公司范围内的软件著作权人可在中国版权保护中心或登录中国版权登记门户网查看指南办理登记。

7.2.3 软件著作权备案。集团公司范围内的软件著作权人在取得《软件著作权登记证书》后的1个月内应向信息管理中心备案。

7.3 软件购买管理

7.3. 1 集团公司各单位要按照控制成本、确保我司信息安全的原则，充分考虑实际工作需要和软件性价比，科学合理制定软件采购方案。正版软件采购费用应当纳入本单位年度预算。

7.3. 2集团公司采购的各类软件均要求为正版软件，主要是采购软件使用许可权，各软件采购单位需准确核实拟采购软件的知识产权状况，应当明确需采购软件的兼容性、授权方式、信息安全、使用年限、技术支持与软件升级等售后服务要求，防止侵权盗版软件产品进入采购渠道，避免集团公司构成侵权和带来法律纠纷。

7.3.3 集团公司正版软件按照购买方式主要分为通用办公类软件、专业类软件、其他类软件等3种类别。原则上桌面通用办公类软件纳入集团公司统一集中采购（例如OFFICE、PDF桌面常用办公软件等）；专业类软件及其他业务软件应由各业务使用部门负责自行采购；并做好正版软件使用台账维护，由集团公司二级单位在每年度统一向集团公司信息管理中心报备正版软件使用台账及许可证明（合同等法律文件或授权许可证）。（专业类软件主要是软件使用部门为满足业务需要的计算机专业软件，例如Photoshop、CorelDraw、AutoCAD，Adobe等系列图像、影音制作、数据分析等软件。其他类软件是除前两类软件的其他软件。）

7.3.4 纳入集团公司统一集中采购正版软件的工作流程如下：

a) 由信息管理中心统筹收集各使用单位的需求，软件使用单位负责编制本单位的软件使用需求（附件3），软件采购需求要明确软件名称、版本、使用理由、许可数量、备注授权方式等内容。费用分摊原则按照“谁使用谁付费”的原则，集团公司各软件使用单位根据实际使用软件数量、规模承担各自相应费用。

b) 信息管理中心对软件使用单位报送的软件使用需求进行审核，核减缺乏合理性的需求。

c) 信息管理中心充分考虑实际工作需要和软件成本等因素，开展软件市场调研，开展相关项目立项，组织调整实际采购软件规模数量。

d) 信息管理中将收集到的采购需求（附件4）提报资源服务中心，由资源服务中心统一集中采购、签订合同和支付，软件厂商或经销商等与集团公司、各软件使用单位签订相关合同。

7.4 日常管理规定

7.4.1软件日常使用管理工作主要包括：制定年度工作计划、编制预算与采购、软件维护管理、督促检查、宣传培训、总结报告等工作。

7.4.2 制定年度工作计划。信息管理中心负责牵头制定集团公司年度软件正版化工作计划。软件正版化工作计划要明确目标任务、推进措施、进度安排、检查方案等主要内容。

7.4.3编制预算与采购。软件使用单位每年根据实际需要，填报《软件使用需求申请表》（附件3）。统计汇总软件使用部门报送的软件使用需求，编制年度《软件采购计划表》（附件4）。

7.4.4安装维护管理

7.4.4.1管理权限。纳入集团统一管理的软件由信息管理中心组织安装和维护工作，参考附件9、10、11。其他自行采购软件由软件使用单位负责组织安装维护，并做好相关安装维护台账管理。

7.4.4.2 软件升级。工作人员不得私自升级计算机上已安装的商业软件。工作人员因个人工作需要，要求升级计算机上已安装的商业软件，需经所在部门信息归口管理部门许可方可实施，参考附件9、10、11。

7.4.4.3使用规范。员工在实际工作中不得有下列行为：

a）擅自复制和销售计算机软件产品的复制品。

b）在采购计算机等设备时，通过其他途径要求销售商安装非正版软件。

c）超越授权使用许可合同的要求扩大安装范围。

d）未经授权将计算机软件放在网上供他人下载使用或将授权账号给他人使用。

e）明知是未经授权的计算机软件而从网上下载使用。

f）故意规避或者破坏软件著作权人为保护其著作权而采取的技术措施。

g）故意删除或者改变计算机软件权利管理信息。

h）在计算机维修过程中，软件使用人要求维修人员安装非正版软件。

i）其他引起法律风险的软件使用行为。

7.4.6 监督检查

7.4.6.1 由集团公司信息管理中心每年组织开展集团公司正版软件使用情况检查工作，制定检查内容，重点检查软件正版化管理工作责任落实、软件使用许可证管理、台账管理等内容，对检查发现的问题，督促相关单位落实整改。

7.4.6.2 集团各单位每年组织开展部门内软件使用情况检查工作，制定检查内容，重点检查软件正版化管理工作责任落实、软件使用许可证管理、台账管理等内容。

7.4.7宣传培训、工作总结

7.4.7.1各单位负责本单位软件正版化宣传培训工作，提高工作人员的版权意识，通过专题会议或培训、单位网站、知识竞赛、宣传手册、海报、视频等方式宣传软件正版化工作意义和成果。

7.4.7.2 各单位总结年度软件正版化工作，重点是软件正版化工作责任落实、软件采购、软件使用管理、督促检查等情况，填写《软件正版化工作信息统计表》（附件5）。

7.5 建立台账制度规定

7.5.1软件使用单位负责建立本单位规范的软件安装使用管理台账，对各类正版软件进行管理，台账主要内容包括：软件名称、版本、授权许可证书编号、使用部门、许可期限、安装时间等，有关的软件介质、说明书、使用许可证（或合同）等；由专人建立、更新和维护台账、妥善保存相关资料，以备检查。软件台账建立参考《可使用免费软件清单》（附件6）、《软件使用情况汇总表》（附件7）、《软件使用情况明细表》（附件8）和《软件安装维护情况明细表》（附件9）。

7.6 软件资产配置

7.6.1 严格执行相关法律法规和集团公司相关制度规定处置资产，遵循合法授权、从严控制、合理配置、避免浪费的原则。

7.6.2 软件选型前，软件使用单位需对相关软件进行统一测试和试用，综合考虑软件的价格、兼容性、安全性和售后服务等因素，确定软件选型，明确软件名称和版本。根据规模，优先采用场地授权（许可）方式配置软件。

7.7 软件安全管理

7.7.1 集团公司各使用单位在使用正版软件时应遵守信息安全的原则，防范软件安全风险，不得随意使用存在安全漏洞的软件。

7.7.2 集团公司各单位在项目建设过程中集成到各项系统的插件及采购的各类软件（含第三方开发工具）应由合同甲方严格核实乙方单位使用的各类软件（含第三方开发工具）知识产权情况，在合同中应规定有关责任承担和处罚条款，不得使用盗版软件，避免构成侵权和带来法律纠纷；使用开源软件应识别、检查开源软件附带的许可证约定义务（附加版权声明），避免使用开源软件引发潜在的法律纠纷。

7.7.3 坚持“国产优先”原则。集团公司逐步开展软件国产化研究，鼓励集团公司各单位积极推广使用自主安全可控的优秀国产软件。

7.8罚则

7.8.1 对非不可抗力等客观原因造成集团公司软件侵权损失的，将追究当事人及其部门负责人的相关责任，实行经济损失责任人赔偿制度。若违反法律法规的，按国家相关法律法规处理。

7.8.2 各单位落实责任追究制度，对于相关部门没有落实软件正版化工作规定，存在工作人员使用盗版软件的，一经发现，信息管理中心将在计算机终端使用情况检查结果中予以通报。

7.8.3 工作人员违反软件正版化工作相关规定，私自在工作计算机上安装盗版软件或卸载重要工作软件造成相关损失的，各单位可视情况制定处罚规定予以处罚。

8.支持文件

9.文档历史

10.附则

本管理办法由信息管理中心负责解释。

附件：

1. 软件正版化领导小组成员信息表

2. 使用正版软件承诺书

3. 软件使用需求申请表

4. 软件采购计划表

5. 软件正版化工作信息统计表

6. 可使用免费软件清单

7. 软件使用情况汇总表

8. 软件使用情况明细表

9. 软件安装维护情况明细表

10. 软件安装维护申请表

11. 软件安装维护确认单