会计档案管理规章制度【多篇】

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会计档案管理规章制度 篇一

1、目的

2、范围

3、会计档案的定义和分类

3.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案分为以下几类：

3.1.1会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。

3.1.2会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.1.3财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

3.1.4发票：增值税专用发票和普通发票，收款收据。

3.1.5其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会计核算专业资料，补助项目申报资料，工商年检资料等。

4、会计档案的整理

4.1会计凭证：

（1）每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，每本凭证2.0cm厚左右。

（2）会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。

4.2会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，于次年3-4月份打印，分类装订存放档案室。

（2）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底。

（3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（4）会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。

4.3会计报表：

（1）会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册，统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册，统一归档保管。

（2）装订封面的`所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。

4.4财务报告：收到报告后，统一编号入档，编号为签发单位第一位字母缩写(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水号(XX)，项目审计报告按补助项目申报资料整理。

4.5发票：

（1）出口发票存根联：每本开完后加封面装订成册，封面内容填写齐全：单位名称、发票起止号、

开票起止日、开票人、装订人签章。

（2）增值税发票抵税联：按发票认证月份，于次月25日前每100份装订一册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—认证结果通知——认证清单——发票——封底，封面内容填写齐全：单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额（按同类税率分类汇总）、册数、装订人签章。

（3）收款收据、作废、红冲发票：按年整理，于次年2月装订成册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—目录—发票（收据）—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年份、份数、装订人签章。

4.6其它会计资料：

（1）银行存款余额调节表、银行对帐单：按年整理，年度对帐结束后，按月顺序整理装订成册归档保管，装订顺序：封面—银行存款余额调节表、银行对帐单—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年、资料名称、装订人签章。

（2）出口备案资料：正式申报后，按凭证多少装订成册，每本凭证3cm厚左右，统一归档保管。装订顺序：封面—目录—备案资料—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

（3）物资盘点表：按月装订整理，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

（4）领料单：每月封箱存放档案室。

（5）补助项目申报资料：按项目分类整理归档保管。

（6）工商年检资料：按年整理归档保管。

4.7会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理。

5、会计档案的归档保管

5.1财务部设专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、保管、调阅、销毁等一系列工作。

5.2当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部按照归档要求，负责装订成册，编制《档案管理台帐》，移交至财务部会计档案管理人员。

5.3保存期限15年以上的档案。会计年度终了后，3年内存放在档案柜（标识：年份、起止月份、档案名称），3年满后放入纸箱封存保管，封箱标识：年份、起止月份、档案名称。

5.4会计档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制《文件（记录）移交销毁申请单》，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

6、各种会计档案的保管期限

6.1会计档案保管期限：参见附表《会计档案保管期限表》。

6.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

6.3会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

7、会计档案的借阅使用

7.1会计档案不允许随意借阅、复制，不得自行借出、复制，需经财务部经理批准后方可借阅，填写《文件借阅、复制记录》，且借阅资料不可转借。

7.2涉及司法案件需查阅、复印会计资料时，应事前由公司财务总监批准。

7.3借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，如有特殊需要，经财务总监批准。

7.4借阅会计档案人员，不得在档案中标画，不得拆卸，更不得抽换，归还时保证档案资料完整无损。

7.5归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保留备查。

8、会计档案的销毁

8.1每年9月份，会计档案保管人员对保管期满会计档案进行整理，提出提出《文件（记录）移交销毁申请单》报经财务总监批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立档，由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

8.2监销人在销毁会计档案前，应当按照《文件（记录）移交销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁的会计档案。

8.3销毁会计档案时，应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在《文件（记录）移交销毁申请单》签名盖章，《文件（记录）移交销毁申请单》永久保存。

9、附则

9.1本制度自2013年11月1日起执行。以前制度与本制度相抵触的，以本制度为准。

9.2本制度未尽事宜，按公司有关制度执行。

9.3本制度由公司财务部负责解释和修改。

10、相关记录

10.1《档案管理台帐》

10.2《文件借阅、复制记录》

10.3《文件（记录）移交销毁申请单》

企业会计档案管理制度 篇二

一、会计档案范围

按国家《会计档案管理办法》规定的范围执行。

二、会计档案整理

公司形成的会计档案，由会计部门按照档案管理的要求，整理、装订成册并由装订人员登记保管清册。

1、会计凭证每月进行整理装订，封面所列项目要填写齐全。

2、年终打印输出全年各类帐簿，整理装订成册，编写页码，填写目录，封皮所列项目要注明单位名称、年度、帐目名称、单位负责人、会计负责人、装订人等。

3、会计报表年终按月排序装订成册，封面所列项目要填写齐全。

4、其它会计核算资料应分类整理，加封面装订成册。

5、按年度编制会计档案清单。内容包括：会计档案名称、数量、号码和会计档案移交人、保管人。

三、会计档案保管

1、实行专人管理。会计凭证、会计账簿、会计报表由会计部指定专人负责保管，电子帐套备份由财务部经理负责保管。

2、财务档案开放部分为上年和本年，超过两年的财务档案全部封存。

3、电脑财务帐套开放部分为上年和本年，超过两年的财务帐套加密封存。密码由财务部经理保存。

4、会计档案专管人员必须严格执行保密制度，保证会计档案的安全，严防毁损、散失和泄密。

5、更换会计档案专管人员时应按规定办理会计档案管理工作交接手续。

6、严禁将会计档案带出公司，对于须将会计档案带出公司查阅的，必须经主管财务的副总经理批准。

四、会计档案查阅

1、严格会计信息、会计档案的保密制度，除经主管财务的副总经理批准外，任何部门和个人不得向其他单位或个人提供公司财务会计信息，或借阅会计档案。有违反者按公司保密制度管理办法处理，严重者追究法律责任。

2、除国家规定的外，会计档案不对外借阅，如遇特殊情况，外部单位需查阅会计档案，或需要复制、翻录、抄录等，必须经主管财务副总经理批准，并做好详细的登记。

3、两年以上的财务档案查阅须经主管财务的副总批准，并做好详细的登记。

4、会计档案在查阅过程中，不许在会计档案上做任何记录、勾、划和涂改，拆散原卷册，更不能抽撤单据。

五、会计档案销毁

1、会计档案按国家《会计档案管理办法》规定的保管期限进行保存，任何人不得随意销毁。

2、会计档案保管期满，需销毁时，由财务部经理提出销毁意见，会同总经办共同鉴定，编造会计档案销毁清册，由公司总经理批准后销毁。

3、对于未了结债权债务的会计档案，应另行立卷建档，由会计档案保管人员保管到结清为止。

会计档案管理规章制度 篇三

一、负责会计资料和主要资产的保管及管理工作，对各种会计资料及财产进行造册、登记、归档，做到收发有登记，管理规范化。

二、要经常对档案进行打扫整理，保证文件柜和物品摆放整齐、干净。

三、外部人员查阅会计档案，必须经财务经营部部长及分管副总签字同意，对会计档案记载事项应保守秘密，不得泄露企业内部机密。

四、会计档案保管应按有关文件保存期限规定进行管理。

五、要维护档案整洁，以防虫蛀腐朽、杜绝火灾、鼠咬事情发生，每年年度更换时，依规定清理一次，已屋保存期限，预销毁，销毁前造册呈财务经营部部长、分管副总核准，报经董事会备案。

企业会计档案管理制度 篇四

1、财务（包括内部核算财务）要根据国家档案管理有关规定和要求，对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，定期整理，装订成册或立卷后送公司档案室存档。存档时，必须由财务经理核对、清点数量无误并签署存档记录表后，档案管理员方可给予存档。存放会计档案的档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务经理各持一把（不同锁）任何人经批准后方可查阅财务档案，必须由主管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管，严防失火、损坏、丢失。

2、公司内部任何人员调阅会计档案须经总经理批准。外来人员调阅或复制档案，要凭介绍信并经总经理批准。

3、档案销毁，须由上级主管部门和有关档案部门共同鉴定，由总经理批准后由主管会计与财务经理共同监督。销毁的档案须填写“会计档案销毁清册”。“会计档案销毁清册”要长期保存。

4、会计人员变动，须办理会计档案移交手续。并由财务经理或主管会计监交，填写移交清册，并由交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章。

5、主管会计须设置会计档案管理记录簿，档案收发调阅等事项要及时登记，出纳人员不能兼管会计档案管理。

6、会计凭证是记载经济业务发生，明确经济责任的书面凭证，是记帐的依据。会计帐簿是记录经济业务发生的簿籍，是编制会计报表的依据，取得或填制会计凭证，登记帐簿，是会计核算方法中不可缺少的两项内容。

7、会计凭证分原始凭证和记帐凭证，相关会计人员对公司发生的每一项经济业务，必须逐笔按凭证的具体业务内容、数量、金额编制记帐凭证。各种原始凭证必须具备：凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务内容摘要、数量和金额、填制单位或财务专用章、发票专用章、经办人签名或盖章。

8、会计凭证要妥善保管，会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。要遵循借贷记账法的原则，据以登记帐簿。

9、记帐凭证可根据每一凭证单独填制，也可根据原始凭证汇总表填制，每月终了应将已登记过帐簿的原始凭证和记账凭证分类装订成册。

10、财务部设置现金和银行存款两种日记帐、总账和符合公司经营需要的各种明细帐、明细分类帐簿等。登记帐簿要做到数字准确、摘要清楚、登记及时、有根据，并能反映各项资金占用和资金的来龙去脉，以便对帐簿记录进行分析查核。

11、各种帐簿的记录必须月月核对，做到帐证相符、帐实相符、帐帐相符、帐表相符。按月结帐前必须将本月内发生经济业务全部记入帐簿。对各种会计凭证和会计帐簿的具体格式，必须按上级主管部门的要求处理。

12、任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务经理书面批准，否则微机室不予受理。

企业会计档案管理制度 篇五

一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。

二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监督和指导。

四、归档内容

1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料（文字、图表、声像等）均属归档范围。

2、各基层单位、部门应归档的文件材料。

3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、项目论证会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。

5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

6、请示与批复文件。

7、年度工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。

8、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，来自外单位的

与公司有关的文件材料。

9、员工花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动合同（协议）、薪酬制度，以及职务任免、职级评定、绩效考核、培训等人力资源管理工作中形成的文件材料。每年4月做归档封存。

10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以3至5年为期限视情况做存档。

11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。

12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。

13、月度（或季度）的工作综述、项目动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物（企业报、企业杂志等）的定稿、样本。

14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。

15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。

16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。

17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。

18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文件。

19、外单位与本企业的工作来往文件等。

五、归档要求

1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已办理完毕、

需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。

2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收相关文件后的`3个工作日内做好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归档的，或无法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立卷归档后再办理借阅手续。

六、档案的鉴定与销毁

1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，提出存毁意见，经企业有关领导批准后，按规定进行销毁。

2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，要由二人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准后方可销毁。

七、档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政管理部填写档案借阅单，经直接上级批准后方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准。

3、机密档案的借阅需经总裁（或分管副总裁）批准。

4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和清点，并在登记薄上注销借用记录。

5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经济处罚。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应报相关领导批准，且按公司有关保密规定办理。

9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否则，人事专员有权拒绝办理调岗手续。

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