办公室接待礼仪通用多篇

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办公室接待礼仪 篇一

接待工作是一项热情、周到、细致的工作，必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则，做好接待工作，需要把握以下接待工作中的礼仪。

一、接待普通客人

秘书在办公室的日常接待中，每天都会面对许多不同的客人，千万不要以貌取人，分冷热亲疏，给对方留下不良印象，给你的工作带来麻烦。中国人讲究来的都是客，也许某人其貌不扬，但可能是你公司的重要客人，今天的小人物也许就是明天的大人物在日常接待中，秘书要本着文明礼貌热情周到一视同仁的原则对待每一位客人，这样才能在客人心目中留下良好的印象。

当客人进入你的眼帘的时候，要立刻起身点头打招呼，切忌一边埋头工作一边漫不经心地问客人：“啊，你找谁呀？”正确的做法是，首先立刻起身点头打招呼您好，接下来再确认客人的身份。这里有几种情况值得注意：如对方是你预约的但从未照面的朋友，你可以这样猜测：“请问，你是XXX吗？”如对方是你预约的很熟悉的朋友，你可以直接打招呼：“王先生，您好！我们经理在等您呢！”来客众多的话，可先作自我介绍，再了解对方的身份：我是这家公司的文员，专门负责接待工作，请问各位是哪家公司的呢？弄清对方的身份后方可引领对方去该去的地方。

对于上司在第一时间不能接待的客人，秘书要安排客人到会客室等候，倒上一杯茶，拿出报纸、资料给客人看，并适当地跟客人聊天。在聊天的过程中应注意身体的“逐客”语言，比如不断地看手表。如果这时后面的客人来了，你应该按照先来后到的顺序公平接待，不能厚此薄彼，冷淡任何一位客人，必要时可安排其他人员分别接待。在遇到客人接打电话时，秘书要回避，不要站在旁边听有时客人来到公司，自然而然会与接待人员聊一些公司的情况，在聊天的过程中注意不能泄露公司的机密，让对方有机可乘。如果上司一时半会还没有时间会见客人，切勿让客人等太久，秘书应征求意见，让其另约时间。在客人告辞时，不管他有没有达到目的，一定让他觉得你对他很在意很客气，即使拒绝了他的要求，也要说谢谢您的光临（拜访）！

二、接待不速之客

不速之客是指那些没有预约突如其来的客人，他们的到来往往会打乱正常的工作秩序。对这些客人，秘书既不能怠慢也不能冷眼相向，而应机智灵活地接待。如果来人是上司的亲朋好友，则直接告知上司，并按上司的指示接待。如果客人既不是上司的亲朋好友，也不需要上司亲自接待，就让客人与相关部门联系不速之客中最难缠的是那些拉广告要赞助、上门推销产品、以上访为由无理取闹者，这些人通过预约求见领导不可能，所以就突然来访，且常常使出软磨硬泡之功夫，摆出一副不达目的不收兵的架势对这些客人，秘书应该以礼相待，对他们的无理要求要机智委婉地予以拒绝，秘书可以告诉对方：“今天领导确实没有时间，我们随后主动联系您。”或者说：“今天领导确实不在，现在与他联系不上。等领导回来之后，我会告诉他这件事情”。秘书替上司做好挡驾工作，可以让上司集中精力办大事。

如果无约之客坚持说与上司是朋友，非得面见上司不可，那么秘书就可以这样说：“我们领导有好几位，不知您找哪位？”如此可弄清楚对方真正的来意当客人强烈要求会见上司的时候，你要问他：“您有什么事情，我可不可以帮您处理？”这样既可减少上司的负担，也可在短时间内帮对方解决问题如果真的无法解决的话，可让对方留下联系方式，之后与上司沟通，让上司决定有没有必要与之联系，但无论如何，负责接待的秘书都要给对方一个答复。

三、接待投诉之客

秘书在日常的接待工作中，除了普通客人，不速之客之外，还有因为种种原因而来的投诉之可。这类来客与普通来客与不速之客不同，往往带有更明确的负面的情绪，因此在接待这类客人的时候，礼仪的恰当与否，不仅会直接影响到接待效果的好坏，而且对单位的形象也会有一定的影响。对于这些积攒了很多怨气的的投诉者，秘书一定要摆正立场，积极接待，俗话说“不打不相识”，他们能来至少说明他们愿意跟你打交道，愿意跟你说明情况。反过来，你可以根据他们反馈的情况把工作做得更好。所以说，客人投诉是有价值的。一般地，客人到来后，秘书应微笑示意，请其坐下来，然后沏茶招待，耐心倾听，再认真答复。

秘书在倾听的过程中，注意不要让投诉者的情绪影响到自己的情绪秘书要用理解的态度和真诚的倾听让客人把心里的怨气倒出来，可以对客人说：“您慢慢讲，我知道您心里的感受。”只有当客人发泄完了之后，你再做诚恳的答复，对方才会听从你的建议与看法。比如：“我刚才听您陈述，发现您在使用的过程中没有按照说明书的要求做，致使出现了问题不过没有关系，这也是我们在销售的时候没有跟您讲清楚，现在我告诉您怎样正确使用。”在解决问题的过程中，即使是对方的问题，也不能埋怨对方，千万不能说“这不关我们的事”或者“我们公司规定怎么怎么样”把责任推卸给对方，更易引起对方发火。即使是对方的问题，也要有道歉的准备在承诺对方一个解决问题的方法之后，礼貌送客。

四、接待重要客人

秘书接待中所谓的重要客人，主要是指与本单位有着密切联系的重要人员，通常包括上级领导、关系密切的工作合作伙伴，或者即将与之发生重大业务关系的单位或个人，甚至单位领导关系密切的亲朋好友等等。

对于这类重要的客人，秘书在接待的过程中礼仪的恰当与否就显得尤为重要，因此在具体的日常工作实践中，一旦接到重要客人即将到来的通知，首先就要了解客人的基本情况，对客人情况了解得越多，接待工作的成功率就越高，了解了来宾的情况后，就可以确定接待规格了，比如要不要动用车队，要不要举行一个盛大的欢迎仪式，要在几星级的饭店订房等。如果对方是副总裁，那么己方接待的应是平级的副总裁接着拟定一个详细的接待方案，按这个方案去执行就不会乱在迎接客人时，通常情况下秘书陪同上司在门口等待客人的到来，特殊情况下可以带着鲜花去车站、码头、机场去迎接接待重要宾客，要事先看一下他的资料、照片，然后作自我介绍、相互认识，之后再献花。其次对于重要来宾的食宿安排，除了按照单位接待的标准执行之外，还要根据客人的生活习惯、民族信仰、个人偏好等因素综合考虑安排其食宿，例如对于有民族信仰的重要客人，在接待的过程中就应有意回避其民族所避讳的物品，让客人感受到十分尊重与亲切。此外，对于重要客人的送行问题，也要充分予以考虑，是否帮助客人预订回返的车船票，是否安排相关人员进行送行，是否馈赠礼品等问题，都必须给予充分的考虑。

总之，作为秘书工作人员，在日常的接待事物中，只有认真、细心、规范、合乎礼仪的完成日常的接待任务，对于密切组织与公众的关系树立良好的组织形象十分重要。

办公室礼仪 篇二

办公室礼仪是一项实用性很强的礼仪，即工作人员在日常工作中得以公认、必须遵循的礼仪规范。现代社会是一个越来越重视合作和交流的社会，在现代快节奏工作条件下，需要人际关系得和谐，更需要礼仪的润滑。因而，掌握办公室礼仪也是人们工作的重要内容。

第一节办公室礼仪的内涵

一、办公室礼仪的含义

办公室是人们开创事业、掌握信息、增进友谊、实现价值，与上司和同事为了同一目标共同奋斗的场所。因此，在办公室里是有准则可循的。所谓办公室礼仪，就是指人们在办公室里进行公务洽谈、协商、交接过程中以及与其他工作人员交往时，所要遵守的一系列礼仪要规范和准则。

（一）办公室礼仪是人们工作活动必须遵循的礼节

在任何机关、团体、企业和事业单位中，都有各种各样的办公场所。办公室作为一个单位对内对外的“窗口”，既是工作场所，也是进行公务洽谈、协商、交接场所。因此，办公室礼仪既是处理日常事务的工作需要，也是社交的需要。现代办公室礼仪，不论是对本部门、

本单位的办公、服务、发展等工作，还是对工作场所人员本身的生存和发展，都具有重要的作用。因此，办公室礼仪是办公室工作人员所必备的。

（二）办公室礼仪是现代办公文明的展现

礼仪是一种高尚、文明、令人赏心悦目的行为。办公室人员讲究礼仪对本人、对单位都有着特殊重要的意义。对人热情诚恳，办事耐心周到，态度以诚待人，不卑不亢，内外一致，既可以显示出对他人的尊重，也可以显示出本人的品德修养，更可以显示本单位的优良作风。只有这样的以礼待人的行为方式，才能很好的发挥办公室的重要的作用，才能成为真正的优秀的“窗口”。

（三）办公室礼仪是一种工作交往的艺术

办公室是一个重要的工作场所，它是沟通上下级、联系内外的枢纽和中转站。单位领导的通知、指示，本单位的工作计划通过办公室下达。所属单位执行和运作情况，要由办公室了解，并向领导汇报。在本单位部门之间，办公室发挥着平衡、协调的作用。它并不承担本单位的具体业务工作，而是要全面了解、联系、沟通各部门的工作。办公室还要接洽所有外部事务，给领导发挥重要的参谋、助手作用。正因为办公室在工作及交往中有如此重要的地位，所以，在办公室里运用好礼仪就显得尤为重要。

二、办公室礼仪的特点

办公室是现代社会最为典型的工作场所，是单位或机关中为其领

导工作服务的综合办事机构，在单位或机关发挥着承上启下、协调关系、统筹全局的重要作用。因此，办公室礼仪具有自己的特点。

（一）强调同事之间的平等

平等性是办公室礼仪的一个重要特点。在办公室里，同事之间是平等的、相互合作的关系。特别是在人格和尊严方面没有高低之分，只有职位的高低和分工不同。因此，对待上司、同事、下属要一视同仁，给予同等程度的礼遇，不应因对方的身份、地位、职务以及与自己的关系亲疏远近等方面的不同，而厚此薄彼区别看待。

（二）对他人的尊重

在办公室里，必须以相互尊重为前提，尊重他人的人格，尊重他人的劳动，不妨碍或损害他人的利益。在工作上对人要诚心诚意，做到宽厚、宽容、大度。在办公室的人际交往中，也要以尊重为原则，对待上司要尊重，有事多请示；对同事要尊重，密切合作关系；对下属更要尊重，加强团队精神。只有人与人之间彼此尊重，才能保持和谐、愉快的人际关系。

（三）促进人际关系和谐

在办公室这样一个特定的场合和人群中，人际关系错综复杂。其中包括与上司之间的关系、与同事之间的关系、与下属之间的关系、与同行之间的关系和与客户之间的关系等等。关系多而繁杂，必须认真处理好，这就需要工作人员能掌握好这些人际关系的处理方法和原则。实际上，办公室礼仪就是实现各种各样人际关系和谐的行为规范。人际关系的处理是办公室礼仪的核心部分，通过分析各种人际关系的

实质内容，抓住处理关系的关键点，理顺人际关系，促进关系的和谐。

（四）提高工作的有效性

办公室礼仪是通过协调人际关系，提升个人能力，进而促进工作顺利发展。所以办公室礼仪可以为办公室工作人员提供工作场所的行为标准。这样就可以使你在工作中避免一些不必要的麻烦，可以让工作更为顺利地开展。办公室礼仪可以让你了解到一些具体问题的处理方法，面对不同的工作情境用不同的方式来协调，这是在办公室中的人所必须具备的一种生存技能。因此，掌握办公室礼仪可以更好地处理各种关系，使自己的工作能达到事半功倍的效果，充分有效地发挥自身的优势。

三、办公室礼仪的作用

对于办公室的工作人员来说，了解基本的有关办公室工作的礼仪知识，不仅是做好本职工作的一个重要的保障，也是越来越注重交际的现代社会的要求。因为办公室礼仪对于自身的修养、工作的确立和单位的发展都有着很重要的作用，所以，办公室礼仪受到越来越多的重视。

（一）优化办公环境

在办公室里，个人与工作环境的协调要以“礼仪”作为桥梁，个人的“礼仪”影响办公室的其他工作人员的工作，而其他工作人员的“礼仪”也影响个人的工作。要想让自己工作舒心，环境发挥着重

要的作用。同样，办公室里的人文环境也是非常重要的，办公室成员的行为具有强大的约束力、推动力和感染力，人人讲礼仪，人人懂礼貌，使人很自然地接受其教育和感化，使行为举止文明规范。这样就会在办公室里形成良好的工作作风，优化办公室环境，实现文明办公。

（二）提高个人综合素质

在文明的'办公环境下，良好的工作风气可以使人精神振奋，心情舒畅。能充分调动和发挥大家的主动性、积极性、创造性，使各方面的工作得到顺利开展，对实现工作目标，完成任务起着推动作用。特别是在办公室这样一个公共场合中，礼仪行为将直接体现一个人素质和修养。“该讲礼的时候你不讲礼，人家说你没有教养；不该讲礼的时候你讲礼，人家说你装洋蒜。”也就是说在该讲礼仪的时候就应该知道怎么去做，而不是“不知者无罪”；不该讲礼仪的时候就不能还是死板教条的按照礼仪来进行，那样会引起别人的反感。办公室礼仪有助于提高个人的礼仪修养，使自己在工作中游刃有余。行为体现素质，办公室里行为的选择直接体现个人的思想和素养。

（三）促进事业顺利发展

学习办公室礼仪就是从自己的职业出发，通过协调人际关系，创造良好、文明的工作环境，进而促进事业顺利发展。有调查显示在成功人士中，大约有85%的人是依靠人际关系来取得成功的，只有15%的人才是依靠自己的专业技术取得成功的。也就是说在成功的过程中，人际关系所起到的重大的推动作用，是个人的专业技术所达不到的。和谐的人际关系能够促进事业的更快发展，办公室内部良好的人

办公室接待礼仪 篇三

办公室礼仪含义

办公室是一个处理公司（单位）业务的场所，办公室的礼仪不仅是对同事的尊重和对公司文化的认同，更重要的是每个人为人处事，礼貌待人的最直接表现。办公室礼仪涵盖的范围其实不小，但凡电话、接待、会议、网络、公务、公关、沟通等都有各式各样的礼仪。

其实，在办公室遵守礼仪，是职场人士的基本要求，根本不需要被人刻意强调。不过现在很多人由于物质的充足而得意忘形，忽略了人生中本来应该知道了解和做到的一些细节。在此提醒大家，时代可以改变，生活可以改变，心情可以改变，但是我们的礼仪不能改变。

打断会议不要敲门，进入会议室将写好的字条交给有关人员；当来访者出现时应由专人接待，说“您好，我能帮您做些什么吗？”；办公时间不大声笑谈，交流问题应起身走近，声音以不影响其他人员为宜；当他人输入密码时自觉将视线移开；

不翻看不属自己负责范围内的材料及保密信息；对其他同事的客户也要积极热情；在征得许可前不随便使用他人的物品；同事之间相互尊重，借东西要还，并表示感谢。

办公室接待礼仪有哪些

1、接访礼仪：

来人时，要按照一起身、二询问、三让座、四倒水、五解答或办理、六送客六个环节来操作，态度热情，语气平和。

需引荐领导时，经报告允许后予以引荐。

领导不在时，应根据事情的轻重缓急电话报告领导。未能和领导联系上的，当日内要报告领导。

2、接电礼仪：

（1）来电时，应在响应5声内接起。

（2）办公室及值班人员要坚守岗位，确保办公室电话畅通。接打电话时，要注意使用文明用语，谈话事项及时登记并通知有关领导及个人。

3、打电话礼仪：

选择适当的时间机会。

不适合打电话的'几种情况：

刚上班的半个小时之内，快下班的半个小时之内，早、中、晚吃饭及午休时间，休闲度假时间不打公事电话。最好的时间为上午9点，下午3点半。

公事最好掌握3分钟原则，长话短说，废话少说

4、泡茶礼仪：

装茶时，用茶匙向空杯内装入茶叶，切忌用手抓茶叶，以免手气或杂味混淆茶叶的品质。

请客人喝茶时，要将茶杯放在托盘上端出，并用双手端出。

茶杯放在客人的右手上方。

办公室接待礼仪 篇四

一、接待准备

（一）环境准备

秘书应注意接待室的布置。应布置得清洁、整齐、美观，让客人一走进来就感到这里的工作有条不紊，充满生机。接待来访的地方应准备好座位、茶水，还应有一部电话，有条件的情况下还应有复印设备、传真机、电脑等。最好能在接待室的墙上挂一面镜子，它可以提醒接待人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使接待室内显得生机盎然，可在窗台，屋角摆些盆景或花卉。为了方便来客进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可备一些书报杂志、单位介绍等材料等。

（二）心理准备

秘书接待礼仪的基本要素是“诚心”。待人接物应热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，克服那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的仪表举止。

优秀的秘书还应有对各种来客如何应对的心理准备，来访客人大致可以分为三类：

1．直接关系的来客，如客户、股东、单位内部高级人员等。

2．间接关系的来客，如税务、媒体记者等。

3．与工作无关的来客，如上司的朋友、宗教团体、员工家属等。

秘书要在接待中对各类访客都能以机敏爽快，笑容可掬的态度处理好，使客人有“如沐春风”之感，那就是秘书的成功表现。

二、接待礼仪

迎客、待客、送客是接待工作中的基本环节。

秘书人员接待来访的客人，必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。

（一）亲切迎客

当你看见客人进来时，应马上放下手中的工作，抬起头来朝来人微笑，或从椅子上站起来，礼貌地招呼一声“你好，欢迎光临”。一般情况下不用主动和来访者握手，除非来者非常重要或年事很高，但是如果来者主动把手伸过来，你不要使对方的手悬空，要顺其自然。对于预约的访客或未预约的访客都要热情待之，

灵活处之。

（二）热忱待客

在带领客人时，要配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。在引路时，上体稍向右转体，左肩稍前，右肩稍后，侧身向着来客，保持两三步距离，可边走边向来宾介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。到达会客室前要指明“就要这里”，先敲门，再开门。如果门是向外开的，用手按住门，让客人先进入；如果门往内开，你先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门已先入。

进入后，引导座位的礼节是：通常请宾客坐上位系指离入口处较远的位子。西方国家通常认为右为上，因此入座时常请宾客坐在主人的右侧。在座位中，一般长沙发留给客人，以单沙发为下座。图示如下：

会客厅：A——1号宾客B——2号宾客C——上司D——秘书

对于双边谈判，通常宾主分坐长型桌子的两边，若长桌与入口处垂直，则正

对门的一侧为上座，归客方坐；背对门的一侧是下座，由主方坐。若长桌与入口处平行，则以进门时右侧为上座，归客方坐；进门时左侧为下座，归主方坐。图示如下：

会谈室：主方五位会谈手顺序为：1、2、3、4、5

客方五位会谈手顺序为：A、B、C、D、E

接待客人时，要主动取过客人的伞、帽子、外套，放在衣帽架上，并说“帮您挂在这儿”。秘书在退出会客室，要关上门时，不要背对访客，而以正面倒走方式退出。

递送茶水饮料，通常是先宾后主，应是在客人就座后，未开始谈正事前的时候。退出时，要端着托盘轻轻弯腰敬礼，静静退出，通常要面对客人倒退几步，在离开客人的视线后再转身背对客人退出。

（三）礼貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。如果以小轿车送客人时，要注意乘车的座位次序，通常是“右为上，左为下，后为上，前为下”。若下车专备有小车司机，那么后座右位为首位，左侧次之，中间再次之，前座右侧殿后。上车依座位尊卑排列次序来进入，下车时，则依相反次序出来。通常入左座进左门，入右座进右门，上车应从车后绕行。如果是主人亲自驾车送客，若只有一位客人，则应陪坐于轿车前座；若主客坐前座外，其他宾客则依次再坐后右、后左、后中，若中途主客先下，则后右座客人应改坐前座陪同主人。图示如下：

吉普车：轿车：

在招呼上车安排座次时，要以客为主，主动上前拉开车门，扶住门框，做出“请上”的手势。若秘书跟车送客，到了目的地下车时要比客人早一步下去，替客人开车门。

三、国际交往的礼仪原则要点：

1．注重教养。注意举止，讲究礼仪，遵时守约。

2．使用礼貌用语。在国际交往中“你好”|“请”、“谢谢”等礼仪语言具有极商的使用频率。

3．尊重不同国家的习俗。应了解各国禁忌。

4．尊重隐私。例如“不问婚否、经历、收入、地址”。

5．女士优先。要求男士在任何场合，从各个方面照顾、帮助妇女。

6．不卑不亢。要保持人格平等。

办公室接待礼仪 篇五

鞠躬礼仪：身体向下弯曲成30度角，头颈背一条线，目光落于体前1米处。用于迎送客人，自我介绍或交换名片时。

开门：向外开的，先敲门，把住门把手，请客人先进。向内开的，自己先进屋，侧身把住门，请客人进。

电梯：电梯内有人，按住“开”按钮，请客人先上先下。无人时，自己先进按住“开”的按钮，请客人进，下时请客人先下。

奉茶：要及时，开水宜在70度左右，7分满。

握手：无到――身到、笑到、手到、眼到、问候到；握手时间3-5秒为宜，力度适中。遵循贵宾先、长者先、主人先、女士先的顺序。

介绍礼仪：介绍他人时，掌心向上，手背向下，四指伸直并拢，拇指张开，手腕与前臂成一直线，以轴关节为轴，整个手臂略弯曲，手掌基本上抬至肩的高度，并指向被介绍的一方，面带微笑，目视被介绍的一方，同时兼顾客人。介绍自己时，右手五指伸直并拢，用手掌按自己的左胸。介绍时，应目视对方或大家，表情要亲切坦然。注意不要用大拇指指着自己，也不要用食指指点别人。

名片礼仪：两大拇指按名片上两角，两手掌托住名片，字正向对方，身体微倾向对方，并简单寒暄“多多关照”。

同行礼节：两人行，右为尊，三人同行中为尊，四人不能并排走

保持距离：适当的距离感可以营造一种更宽容、和谐的氛围，范因民族、地域、文化、身份、关系等因素会右所区别。通常认为：1、2米-1、6米为社交距离；0、5米-1、2米为私人距离；小于0、5米为亲密距离；大于3、6米为公共距离。

鼓掌礼仪：鼓掌含有欢迎、赞许、祝贺、感谢、鼓励等语意。鼓掌时应用右手手掌拍击左手手掌心，不可用指尖轻拍左掌心。

送客：主动为客人开门。

办公室接待礼仪 篇六

及时接听

接电话时，电话铃一响，无其他特别要紧的事情，都应主动接电话。一般电话铃响3下，必须接电话。拿起话筒后，应立即说“您好！”然后通报自己的单位名称，根据情况还可报上姓名，如“这里是×××办公室，我是××”。电话铃响了较长时间后才接电话，应首先向对方致歉：“您好，对不起，让您久等了。”如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，不要使对方尴尬。

文明应答

对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问您是哪位？我能为您做什么？您找哪位？”当对方说明要找的人后，应说“请稍等”，然后找受话人。如果受话人虽在，但有事无法分身，可礼貌地向对方解释并提出建议，以免浪费对方时间，如“王先生现在正忙，您过5分钟再来电话吧？”如果对方要找的人不在，可以礼貌地解释并提出建议，如“王先生不在（不在的原因），我能帮您什么忙吗？”

认真倾听

在接电话的过程中，应避免打断对方的讲话，可视情况用“嗯”、“是的”、“对”、“知道了”等作答。没有听清听懂，致歉后再请求对方重复。对重要的内容应记录，并请求对方重复确保无误。在电话交谈结束时，应谦恭地问一下对方：“请问您还有什么事情吗？”当确认对方已经讲完之后，方可结束通话。挂电话时，切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大，使对方产生误解。

接听细节

从拿起听筒到放听筒，整个过程都有礼仪规范，不可疏漏任何一个环节。接听电话时，应注意嘴和话筒保持4厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。讲话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白，绝不能叼着香烟、嚼着口香糖。要多用“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语，而不能用失礼的“喂”来称呼对方；当对方要找的人不在时，接电话人也不要主动打听对方的来意。

声音亲切

拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。你在微笑，电话就会传递你的微笑；你是快乐的，电话也会传递你的快乐。亲切、温情的声音，会让对方对你产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。即使你看不到和你通话的人，你也要像他们就在你的面前一样对待他们。他们一直在注意着你的声音，包括语调和心情，你需要把你全部的注意力投入到电话中。

做好记录

电话接听记录是办公室工作的重要文档资料，是领导安排工作、调度工作、上情下达、检查督促、界定责任的重要依据。办公室工作人员要养成这样一种习惯：用左手接听电话，右手拿好纸笔，随时记录有用信息。如会议通知就要准确记录会议名称、开会时间、地点、座位号及会议要求，并及时将情况报告相关领导及参会人员。

办公室前台电话接待礼仪

办公室前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，×××（办公室名称，如果办公室名称较长，应用简称）”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。

如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。

办公室接待礼仪 篇七

1、当面接待扎仪

上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。

下级来访，接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复；来访结束时，要起身相送。

2、电话接待的基本要求

（1）电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等接待礼仪常识接待礼仪常识。

（2）电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。

（3）应备有电话记录本，重要的电话应做记录。

（4）电话内容讲完，应等对方结束谈话再以“再见”为结束语。对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。

3、引见时的礼仪

到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍接待礼仪常识文章接待礼仪常识在引导客人去领导办公室的路途中。工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人；在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。

在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。

办公室接待礼仪常识 篇八

一、办公室的日常接待礼仪

迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作，除了热情和真诚，礼仪常识必不可少。迎来送往，是日常接待工作的主要方面。

1、办公室日常迎宾

秘书在办公室接待来访的客人，既有预先约定的，也有临时无约的“不速之客”。不管是有约的还是无约的，秘书都应热情地以礼相待。

当来宾若是熟悉且依约前来的，秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾，不管有约无约，秘书都应诚恳地进行自我介绍，然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份，并与其握手致意，必要时可与来宾礼貌地交换名片。

对有约的、重要的，或是远道而来的来宾，为了表示郑重、尊敬和热情、友好，主人（多数是秘书）应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时，应面带微笑，挥手招呼致意，以示“我们在此已经恭候多时了，欢迎您的光临”之意。

2、办公室之在外迎宾

有时，秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾，或在接待活动地迎接来宾，这相对于办公室日常迎接来说，程序更为复杂些，礼仪礼节要求也更为讲究。

迎宾时，主人应提前到达迎接地点。来宾到达后，主人应上前热情地招呼、问候，然后或自我介绍，或互相介绍，或交换名片。如果与来宾是初次见面，秘书可事先准备好写有如“欢迎__公司__先生一行”之类醒目文字的接站牌。

对重要的来宾，可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时，要安排迎宾线，即在迎宾时，为了表示隆重，同时也便于主客双方相互致意，主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内，也可安排在门外，但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

欢迎重要来宾时，有时还要安排送花。送花时，一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎”花语的花卉，如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾，送花时，一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。

一般来说，以红色花系或紫色花系为佳，忌用黄色花卉和菊花、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上，西方人送花一般是单数，但不能送13朵。

3、送宾礼节

俗话说：“出迎三步，身送七步。”这是迎送客人的最基本礼节。送别客人时，秘书应根据实际情况，将客人送至办公室（或接待室）门口，或送至电梯口，或送至单位的大门口等，与客人握手道别，必要时还要为客人打开车门。送别时一定要注意的是，不管送到哪里，都要面带微笑，挥手目送客人远去。握手道别时，主人一般不宜先伸手，以免给人造成“逐客”的误会。

重要的访问应当举行一定的欢送仪式，欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行。必要时，要安排送宾线，即在送宾时，为了表示隆重，同时也便于主客双方相互话别，主方人员列队送别来宾。送宾线的人数及安排与迎宾类似。同时，有时还可安排送花。

送别时，可用芍药花、胭脂花等，也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别，同迎接时送花一样，也要注意有关的禁忌。

二、办公室的日常接待仪表要求

头发：办公室人员的够发要经常清洗保持清洁，做到无异味，五头皮屑；男士的头发前边不能过眉毛，两边不能过鬓角；女士在办公室尽量不要留披肩发，前边刘海不能过眉毛。

指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪，女性职员涂指甲油要尽量用淡色。

面部：女士职员要化淡妆上岗，男士不能留胡须，胡须要经常修剪。

口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

服装：工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：

1、衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。

2、领带：外出前或要在众人面前出现时，应配戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。

3、鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。

4、女性职员要保持服装淡雅得体，不得过分华丽。

5、职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。

三、办公室的日常接待要点

1、立刻招待来访的客人

大部分来访的客人对单位来说都很重要，要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。

2、热情主动问候客人

打招呼时，应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户，称呼要显得比较亲切。

3、陌生的客人光临时

务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家单位？

4、有客人未预约来访时

不要直接回答领导在或不在，而要告诉对方：“我去看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与领导见面。

5、判断来客的身份

要事先了解领导是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：

（1）客户；

（2）工作上的伙伴，搭档；

（3）家属，亲戚；

（4）私人朋友；

（5）其他。

在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。

6、谢绝会晤说明理由，并表示歉意

不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间，告诉来客：“我能否给您回电话再确认时间？”

7、未经领导同意，不轻易引见

即使是事先有预约的来客光临，也要先通报领导（用电话联系或亲自前去报告），等候指示。倘若没有预约，即使是你认为领导肯定会接见的客人，也不可擅自引见。

8、如果领导不在或一时联络不上

应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

9、让来客等候时要注意

热情招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，备有介绍本单位的的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，对方不会看到你办公桌上的文件。

10、带路时走在客人前方

带路时要边留意客人的步伐，走在客人前方2—3步远的位置，边引导，可说：“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”

在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。

若是向内开的门，则应你先进，并用手按住门说：“请进”，等客人进来后再松开门。

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