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新任办公室主任如何快速进入角色

发布时间:2019-02-27 19:44:09 审核编辑:本站小编下载该Word文档收藏本文

    办公室,是内协外联,承上启下,后勤服务管理的一个综合部门,日常工作繁杂、千头万绪。办公室的工作质量和水平直接影响整个单位的工作开展,而办公室主任,对办公室工作负有重大的责任。随着社会的不断发展,信息网络化的普及,对办公室主任工作与能力提出了更高的要求,新任办公室主任如何快速进入角色,我认为应该要做到以下三点:

    一、树立“三心意识”,增强工作的责任意识和使命意识

新任办公室主任必须树立办公室为服务部门,而办公室主任为服务员的意识,办公室工作就是为领导服务、为科室服务、为职工服务的思路。如何做好服务工作,办公室主任必须具备以下“三心意识”。

    1、责任心。办公室工作事情繁杂,如果哪一个环节出现差错或遗漏,就会牵一发而动全身,影响整体工作的运转。如文件收发、会议准备、来往接待、车辆委派、员工福利等,这些看起来都是琐事,但件件事都关系全局,耽误了就是大事。因此,高度的责任心是当好办公室主任的前提。做好办公室的工作,首先就要发扬高度负责的精神,自觉做到在标准上求高,措施上求严,工作上求实,不计个人得失,少说多想多干,甘当“孺子牛”。同时,不断对自我心理和自我行为进行调节,以平常之心,勤干实干,默默无闻地当好铺路石。

    2、有诚心、真心。对外要诚心,对来办事的人要热情接待、杜绝给人以“脸难看、话难听、事难办”的现象。对内要真心,大家聚在一起共事,是工作的需要,也是一种缘分,大家要互相关心和帮助,互相理解和尊重。同时要在办公室努力营造一种团结、和谐、温馨的工作氛围,要加强自身的品德修养,有大局意识,懂得谦让包容。总之,杜绝办公室主任嘴里常说出对事情“不管”的现象。

    3、有“忍耐心”。大家都知道办公室本来就工作繁杂、劳累,例如工作碰壁了,挨骂了,职工埋怨了,上级领导错怪了,还得硬着头皮,带着笑面的干下去。因此具有忍耐心是做好服务工作的关键,服务要耐心细致,要多沟通协调,坚持以诚心待人,在办理单位琐碎事情中做到最大限度的公正。

    二、加强自身综合能力,充分发挥办公室的效能

自身综合能力高低是当好合格办公室主任的前提,是能否充分发挥办公室效能的基础。

    1、勤学、活学,努力提升自身能力。在办公室工作中,比如文件起草、会议准备筹划和日常事务处理等,首先要勤学,通过学习,开拓自己视野,不断更新知识,兼收并蓄,做到融会贯通,努力成为“多面手”,不断提高参谋水平;其次要活学,对自己学习要做到有计划、有重点,使学习有系统性和针对性;同时要诚恳向领导学,虚心向老同志学,认真向典型学。坚持在工作中理论联系实际,学用结合,通过点点滴滴的日积月累,实现质的飞跃,这样才能使自身的知识不被淘汰。

    2、增强奉献精神,搞好后勤服务。办公室工作不仅忙乱琐碎,而且在全体部门中处于上下左右的夹缝之中,既有来自领导批评,又有来自下面埋怨,众口难调。为此,办公室主任必须从思想上树立甘当后勤部长的服务意识,勤勤恳恳、脚踏实地的务实作风。同时要具有工作的超前性,明确工作的轻重缓急。上传下达上要讲艺术,注意针对对象和情形的不同而采取不同的表达方式,务必客观公正、态度亲切,从而达到协调关系、促进合作、化解矛盾、改进工作的目的。

    3、要加强廉洁自律作风建设,始终保持奋发向上的精神状态。办公室主任要把“堂堂正正做人、干干净净做事”当做自己工作基本准则。一要加强自身党性和品行的修养,做到严于律己,不贪不占,自觉抵制不良风气,自觉接受监督,牢固筑起拒腐防变的防线,从而树立良好形象。二要具有良好精神状态,良好的精神状态是干好工作的决定因素。作为办公室主任,要保持积极向上、开拓进取的精神状态,紧紧围绕单位的业务发展来开展工作,以实事求是的作风,做好工作的每一个细节。

    三、角色定位明晰,当好领导好助手。

    1、勤于积累,注重分析。办公室主任中心工作就是要围绕保障临床一线正常运作来开展,协调处理好各方面关系。在工作中注重把握好分寸,在工作原则和方法上做到责任到位不失职,工作主动不越位。要学会在繁忙紧张的工作中勤于积累,善于进行总结分析,及时准确地为领导相关决策提供有用信息、资料,充分发挥主动性,多出点子、多想办法。同时对大政策方针、各种规范要了解掌握,把握领导的工作思路,对领导在不同场合中的讲话和对一些具体问题的看法进行收集观察,最后将领导的思路进行系统总结和归纳,从中熟悉领导的思想脉搏和思维走向,从而有效地为领导决策提供服务和写好领导交办的相关材料草拟,做到想领导之所想,急领导之所急,帮领导之所需。

    2、当好“内管家”,发挥好协调作用。办公室主任作为单位“内管家”,要具备全局意识,坚定地贯彻上级各项指示精神,协助领导做好协调工作。一要工作不添乱,对琐碎事务及时处理,让领导集中更多的精力做好医院发展的重大决策。在日常事务处理中,要有根有据,做到揽事不揽权、到位不越位、补台不拆台、帮忙不添乱。二要解难不添忧,注重增强工作的预见性,防范可能出现的问题,把矛盾控制和解决在萌芽状态,不能一有问题就上交,一有困难就绕道,要敢于面对矛盾,要善于化解矛盾,为领导分忧解愁。

3、抓好督办工作,推动各项工作落实。督办工作是确保上级各项决策落到实处的重要一环,也是,办公室工作的一项职能。敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责。如何抓好督办工作,一要把握工作重点,围绕上级部门的工作部署,掌握重点,工作方式从被动性转变为主动性,同时要善于抓住工作中主要矛盾,找准关键,做到主次分明,条理清晰。二要完善各项管理机制,做到有规可依、有章可循,明确员工职责。三要严格考核,按照人员分工,进行量化考核,提出奖惩建议。对各项工作的督查,做到事前有预案,事中有跟踪,事后有反馈。

总之,办公室工作千头万绪,新任办公室主任需不断地充实自己,更新知识,尽快适应新角色的需要,为自己的未来打下坚实的基础。


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