更换传真机申请报告

更换传真机申请报告

收发传真是值班室一项重要的日常工作，将领导批示及时准确转达给相关单位更是其中重要一环。目前总值班室在处理值班报告工作，需将领导批示转达给多个部门时，现有传真设备需人工逐个拨打、发送并确认，耗时极长，影响工作效率，且在节假日、休息时间时，值班室仅留有一名值班人员，在处理领导批示件的同时遇有其他突发事件需处理时，带来极大不便。鉴于此，特申请另购置新设备以解决此问题，现有两套方案呈请阅示。

方案一

购置“传真猫”，预算100元。

原理：“传真猫”作为外置调制解调器，连接电话线、电脑后，在电脑上安装模拟传真软件，可实现传真电子收发功能（不需要传真机），若要发送纸质文件或打印传真，需额外配置扫描仪或打印机。

优点：

1.利用模拟传真软件可实现群发传真功能；

2.“传真猫”价格较低。

缺点：

1.传真文件在电脑中留有痕迹；

2.因“传真猫”是通过USB接口插到电脑上，若电脑意外关机，则无法收发传真。为解决此问题，建议保留原有传真机，另配置新扫描仪配合启用其他电话号码，采用“传真猫”形式作为群发传真使用，但值班室电话号码已满，启用现有的2124609号码作为发送传真使用时，此号码通话功能或受影响，需设备采购后调试确认，若影响通话，则只能采用原先传真号码线连接，原有传真机拆除，则不能避免电脑意外关机后传真收发功能受影响的情况出现。

方案二

购置传真服务器，预算2000元。

原理：传真服务器采用软硬件一体化设计，无需另配电脑，沿用电话线路收发传真。因保密性质，摒除其网络功能后，依然可以直连电脑通过控制软件以实现各种操作。

优点：相比“传真猫”，传真服务器在不联网状态下，依然具备强大功能。

1.可实现群发传真功能；

2.电脑只作为查看操作客户端，传真服务器可以24小时不间断稳定运行，无需更换传真号码。

3.发送传真时，会自动在服务器上排队发送，无需用户守候，发送状态实时反馈，因对方占线或无人接听导致传真失败，系统自动重发，并可设定重发次数及重发规则。

4.自动将传真发送的每一阶段的各种状态向用户汇报，并能实时显示当前已经完成发送的百分比，传真发送全程把握。

5.利用语音芯片实现语音播放欢迎语和提示语。发送传真时，如对方是人工接收，系统会自动播放提示语，请对方接收传真，如“您好，这里是市政府总值班室，请给信号接收传真！”。

6.发送出去的传真，无论成功与否，用户客户端都会收到服务端发回的反馈信息。若发送失败，会反馈错误报告，例如无人接听或占线等信息，便于重新发送。

7.可以同传统传真机一样，设置自动接收文件并自动打印（原有传真一体机可作为扫描仪和打印机继续使用）。

8.可按日期、传真号、收件人、收发状态、页数、文字备注等对传真进行多条件检索；

9.可自行添加常用联系人地址簿信息，发送传真时，直接从地址簿中选择单个或多个联系人，并可以对联系人进行分组管理。

缺点：

1.传真文件在电脑中留有痕迹；

2.价格较贵。