行政执法案卷规范

 行政处罚案卷制作要求

一、行政处罚一般程序案卷

1、立案阶段：

　　立案应有立案审批表，并明确以下内容：

（1）有行政管理相对人基本情况。包括单位名称和法定代表人姓名或个人姓名、地址（住址）等；

　　（2）案件来源明确。属执法检查过程中发现的，注明“检查中发现”的字样，并写明发现的时间、地点；其他部门移送的，写明移送时间和有关情况；举报的，写明举报时间和方式；交办的，写明交办的时间和有关情况；　　

（3）有案情记载，记载简明扼要；

（4）有立案依据。应引用适用的法律、法规、规章全称，并注明具体条、款、项等；

（5）有承办人的意见和签名，有承办部门、法制部门的意见和签名，有领导审批意见及签名。

　　（6）有立案时间。包括申请立案和批准立案的时间。

2、调查取证阶段：

　　（1）有两名以上（含两名，下同）执法人员共同执法：

案卷中有两名以上执法人员的签名。

（2）检查或调查（询问）笔录：

① 有检查或调查（询问）的时间、所在的具体地点；　

②有当事人或被调查（询问）人基本情况；

② 检查或调查（询问）笔录内容完整。包括表明身份、说明执法依据，调查（询问）相关违法事实与情节等；

③ 有检查人员或调查（询问）人员签名；

　　⑤笔录有被检查人或被调查（询问）人签名。如当事人拒绝签名，应有两名以上执法人员签名并注明情况；　

⑥调查（询问）笔录中如有涂改之处，应有被调查（询问）人捺手印、盖章或签名作证。

　 （3）调取与保存证据（或查封、扣押财物）：注明被取证（或查封、扣押财物）当事人的基本情况；

②有取证（或查封、扣押财物）事由和依据；

③有取证（或查封、扣押财物）的具体时间、地点；

④ 有物品性状描述，包括物品名称、规格、型号等；

⑤ 有物品保存的方式、期限和地点；

⑥ 需登记保存的，应有领导审批记载；

⑦ 有取证（或查封、扣押）物品清单并有物品所有人、参加人、见证人签章；

⑧ 有记载物品处理决定和处理结果的文书。

（4）告知和申辩：

① 在作出行政处罚之前的文书中应有告知当事人违法事实、处罚理由和依据的完整记载；

② 在作出行政处罚之前的文书中应有告知当事人陈述和申辩权利的记载；

③ 在作出行政处罚之前的文书中应有当事人陈述申辩或放弃此项权利的记载；

④ 告知文书有行政执法机关的名称及印章，并给予当事人合理的申辩时间；

　　⑤没有告知文书的，通过笔录等文书反映的，应有告知内容的记载，并有被调查人或被询问人签名。

（5）调查终结报告（或案件处理审批表）：

有被处罚人的基本情况；

① 有调查经过的描述：现场检查时间、检查人与被检查人、检查场所、交代表明身份情况及当事人或当事人代表在场情况、调查取证方式介绍、涉嫌违法立案情况介绍；

② 有查明的违法事实和证据：事实认定围绕构成要件，体现裁量情节，分点列明，证据相互印证；

③ 有处罚的依据：引有处理该案件所适用的法律、法规、规章的名称全称，并注明具体条、款、项等，法律内容的引用准确、完整；  

　　⑤有案件承办部门的处罚建议。

（6）听证程序：

法律规定应当告知当事人听证权利的有告知听证权利的文书；

① 因当事人放弃听证权利而未举行听证的，应有书面记载；

② 听证通知书内容规范。包括听证时间、听证地点、听证主持人、告知当事人申请回避权、行政机关名称及印章和通知时间等；

③ 听证笔录制作规范。包括有听证时间、听证地点、听证内容、听证主持人签名、听证记录人签名、当事人或代理人签名等；

　　⑤听证报告内容规范。包括有案由和案情介绍、听证情况简介、主持人意见及签名、报告形成时间等。

　　3、审查决定阶段：

（1）行政处罚审批程序：

① 按行政处罚的法定批准权限进行审批；

② 集体讨论决定（情节严重、案情复杂的重大行政处罚）的行政处罚有案件讨论的记录，记录内容应包括讨论时间、地点、主持人、记录人、讨论内容、讨论结果及参加人签名等；

③ 报上级机关批准的行政处罚有报批文书，并有上级机关意见及印章。报批文书应包括报送机关全称、案由和案情陈述、处理建议、报送时间、上级机关批准时间等。

（2）行政处罚决定书：

① 有当事人姓名或者单位名称、地址（住址）；

② 有经查明的违法事实和证据；

③ 有行政处罚的种类和依据；

④ 有行政处罚的履行方式和期限；

⑤ 有告知当事人如不服该行政处罚决定，可以申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；

⑥ 有作出行政处罚决定的行政执法机关名称和印章；

　　⑦有作出行政处罚决定的日期。　　

4、送达和执行阶段：

①送达文书规范。直接送达的包括有送达地点、送达时间、被送达人或见证人签名、送达人签名；其他方式送达的，应符合法定程序；

②给予罚款处罚的应有合法票据；

　　③没收财物的应有合法票据和物品清单；

④行政执法机关强制执行的，有执行情况材料；申请法院强制执行的，有行政机关申请材料及法院执行情况材料；

　　⑤结案报告规范。包括有送达情况、执行情况及其结果、承办人意见及签名、行政执法机关负责人意见及签名、结案日期等。

二、行政处罚简易程序案卷

1、处罚决定书要有规定格式，编有号码；

2、有当事人姓名或单位名称、地址（住址）；

3、有违法行为的具体时间、地点；

4、有违法行为的事项和证据；

5、有警告或罚款金额内容；

6、有行政处罚的依据；

7、有行政处罚的履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行的名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款有加处罚款的规定；

8、告知当事人如不服行政处罚决定，可以申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限；

9、有作出行政处罚决定的行政执法机关的名称和盖章；

10、 有当场实施处罚的执法人员的执法证件号码及签名或盖章；

11、 有作出行政处罚决定的日期；

12、当场执行处罚的要有备注。

三、案卷装订标准：

    1、案卷材料应自行政处罚决定书送达之日起30日内整理装订并予登记、归档，不得超过三个月未登记、归档的。案卷归档之日未执行完毕的，应在案卷中预留执行情况登记；

2、使用统一规范的卷皮；

 3、一案一卷（简易程序或涉及国家、商业、个人秘密分正副卷的除外）；

 4、案件文书材料经过系统排列后，要逐页编号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚；

5、卷内目录填写规范，一份文书材料编一个顺序号，卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码，字迹要工整、清晰。

6、纸张无破损、应用国家标准A4纸张。对破损或褪色的材料应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的要加贴衬纸，纸张大于卷面的材料要按卷宗大小折叠整齐。

7、装订整齐无金属物；

    8、卷内书写文字应当使用钢笔、签字笔或者毛笔。

9、卷底装订线上应贴上封条并加盖骑缝章。