我国医院档案信息化管理的SWOT分析与对策

我国医院档案信息化管理的SWOT分析与对策

摘要

随着二十一世纪的到来，信息化时代的特征也凸显出来，医疗卫生事业也蒸蒸日上，虽然医院档案管理在医疗卫生事业中举足轻重，但其仍面临着重重难关和难得的机遇。因此，本文首先对医院档案管理的重要性进行分析，之后就其现状探讨如何对医院档案管理的信息化进行有效实现。[1]发挥其长处，弥补其不足，以提高医院内部档案信息化管理水平。

关键词:医院档案管理；信息化管理；SWOT分析法

Abstract

With the advent of the 21st century, the characteristics of the information age are also highlighted, and the medical and health undertakings are also booming. Although hospital archives management plays an important role in the medical and health undertakings, it still faces many difficulties and rare opportunities. Therefore, this paper first analyzes the importance of hospital archives management, and then discusses how to effectively realize the informatization of hospital archives management. [1] opportunities and threats of the hospital archives informatization and give full play to its long-termdepartment, make up for its deficiency, in order to improve the hospital internal archives information management level.

Keywords: hospital archives management; information management; SWOT analysis

一、研究的目的及意义

目的：随着我国各行各业信息化的迅速发展，档案信息化管理也逐渐成为现代医疗卫生管理工作的重要内容。在计算机还没有普及的时代，人们采用人工整理的方式，工作人员要花费许多的时间和精力整理档案。而在计算机普及的时代，利用计算机不仅节省了大量的人力物力，也大大的提高了工作效率。本文的研究意在通过对我国医院档案信息化管理中的优势因素以及劣势因素进行分析，并针对其不足，提出可行性方案与措施。

意义：在我国，人们在预防检查及治疗疾病过程中所产生的病例报告单等各种资料与档案管理密不可分，在医疗以及教研等活动中的有着显著的作用，同时也与人民群众的自身健康与医学发展有着密切的联系，使研究者意识到其在医院管理中的重要性，并随着逐渐的深入探讨与研究使材料档案衍生出了新的课题与方向。电子文档的出现和普及，使得档案逐渐信息化向数字化，传统的档案管理方式已经不能满足当今日益飞速发展的信息化发展。因此，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。

二、国内外研究现状

(一)国外研究情况

Aleixandre-Benavent.Rafael、Ferrer-Sapena.Antoni和Peset.Ferznanda等在西班牙名声很高的研究者们经过深入的研究，最终发表了新的电子档案病例史论文，他们着手于管理模式，并从此角度出发并研究，从西班牙电子档案的诞生发展开始研究，在进行了深层次的解析之后，最终他们得出了一个结论，作为国家医疗卫生重要对象的电子病例档案，如果想要其发展的更好更完善，就要从三方面进行改变，其一是目前电子档案资源的规模较小，需要对其进行增量扩充，二是目前各个部门之前颇有“各扫门前雪”之意，因此要对各个部门之间有意筑起的“墙壁”与“堡垒”进行打破并改变，经过了前两步的改变，电子病历档案也就更为完善，要用完善的电子病例档案去为临床业务工作带来更好的服务。[2]

因而可知，对于一些在医学方面及其发达的国家，他们在医院信息系统的建设上已达到深不可测的地步，如果和他们比较的话，我国的技术水平和应用方面还有较大差距，这些正是我国目前需要继续改进的方面。

（二）国内研究情况

学者张凤莲在其《浅议医院档案管理的信息化建设》中指出，由于医疗卫生的事业发展越来越快，处在一个这样的背景下，我国人民对于医院信息资源的需求越来越大，在这种十分严峻的情况下，对医院信息化建设的进一步加速，建成一个更高效便民的资源共享平台就显得尤为重要。[3]

我们正处于一个“互联网+”飞速发展的时代，对于档案事业的发展是一个最好的机会，及时抓住这次机遇，不断推陈出新，使得自身水平逐步文件提高，使档案事业持续发展，为其将来的长远发展做好铺垫。[4]

学者高向前,刘孟江在其《浅议医院档案管理的信息化建设》一文中指出，对于档案管理的重要性，医院的相关部门及其人员要得到充分认识。要对医院档案信息化建设中的资金进行加大投入，同时对于管理工作人员专业素质的参差不齐进行整改，将人员统一安排到一起，进行系统性的培训学习，对档案管理系统进行逐步建立并不断完善，对存储在系统中的信息资料进行多重防护并时常就安全性进行排查，使得存储人在了解过后能够真正的踏实，在逐步改变中医院得到稳健发展。[5]

三、我国医院信息化管理的ＳＷＯＴ分析

1.优势分析

信息时代的到来，医院的各个部门和科室每天都在产生了数量众多的文件，这些文件为学校教学、医疗研究、医院管理等提供了宝贵并且用处极大的资源。人们愈加的感觉到传统的档案管理方式已经不能满足人们的需要以及社会的需求，而对信息化档案管理的逐渐认识并使用使得人们逐渐摒弃原有传统的关系方式，因此新的信息化的档案管理方式越来越被人们所认可并使用。如果将所有的文件都进行信息化的处理，那么对于文件原稿的保护将更为轻松，同时对于经常发生的文件丢失或损坏等也将不复存在。

在处理档案时使用信息化的方式，能够对效率进行极大的提高。使用传统的方式，也就是手动整理，这种方式会加重管理人员的负担，并且整理效率也十分缓慢。每次对于信息的修改，都需要部门投入不少的人力与财力。如果我们转变方法，使用信息化的处理方式，那么修改档案的某个地方只需要在计算机设备上进行关键词或子的输出，计算机即可自动进行查找，这样一来工作的时间将得到大幅度的减少，工作效率也会显著提高。与此同时，在对大部分信息文档的整理时，信息化档案管理发挥出了更大的优越性，这是传统档案管理所不能匹及的。由于信息已被储存到了云端，在信息录入时就已被系统自动分类并储存，同时这些文件不会出现像传统纸质档案因时间过久而出现的磨损甚至丢失，在医护人员需要查看或调用这些档案时，只需要几个简短的信息或者关键字或词，系统就会以极快的速度查找并调出与其相关的档案供查找人使用。[7]

对于处于医院专业档案系统的人员，从事该行业的人在逐步增多，由于培养的规范化，人员的素质也不再同从前一样。目前，多数的高校设立了与档案管理相关的专业课程，经过系统性学习的学生在毕业后可直接输出进医院的档案管理部门，这些人员都将是管理部门的中坚力量。由此可见，我们已经意识到了档案管理信息化的重要之处，并逐渐的去学习进步。

2.劣势分析

医院档案管理方面的专业人员太少，人员的专业水平大都不过关。现在在医院的档案管理工作人员，他们中的大部分要么学历不高，要么就是在高校时并不是学习与档案管理有关的专业。我们正处在一个不进步就要被淘汰激烈而又残酷的时代，只有不断往前追往前跑才能真正融入这个时代，但目前多数的档案部门及其人员没有注意到这点，他们中的一些没有学习先进的思想，因此在档案管理方面并不看重，因此招来或者调来的档案管理人员并没有经过专业性和系统性的学习，他们不像专业的档案管理人员对在其管理方面有着透彻的理解，他们只是单纯的认为，这些已经被使用的资料就是档案，在未来也并不会用到这些，因此只要自己动动手指将其存储就已经是完成任务，殊不知他们的想法大错特错。[8]同时，对于这些档案管理人员来说，他们对于信息技术一知半解，在整理文档上也还十分生疏，也就更不用说如何去维护信息以及保护信息的安全了。正是由于以上种种的不重视以及不专业性，使得管理人员对档案管理不上心，缺乏责任感与认同感。

档案管理的片面性。正是因为档案管理人员的不专业，对于医院所传达的文件，部分工作人员就单纯的认为这些文件才是档案，只需要管理这些文档就足够了，因而便不注意其他很多方面可得到的档案。一些高水平医师发表的相关文章论文等，以及医务人员团结协作共同研究得出的新的科研成果就都被这样忽视而过了。这就使得一些明明可以被记载保存下来的档案因管理人员的疏忽而被忽略，甚至可能被遗忘，因此纵观某些医院的发展史就显得有些“支离破碎”。

信息化资金投入不足。我国卫生部的一次统计数据中，在这些调查的8000多家中国医院中，仅仅只有33%的医院的信息管理系统在使用并比较完善，在这33%的绝大多数都是大中型医院，基层的医院十分稀少。在我国，多数的医药卫生企事业单位也并不重视信息化的管理，这体现在每年企业事业单位在这方面的投入资金上，他们每年的投入在信息化上的资金大约占医疗卫生服务市场容量(5000亿到6000亿元人民币）的千分之三。根据科学家据的研究大数据表明，美国医院在投资到信息系统上的资金是其医院其他医疗系统投资的的3%到4%左右。

档案管理格局不清晰。目前档案管理的主要问题就存在于管理机构的不完善不系统，以及管理人员对于自身的管理职能没有进行清晰的划分。关于医生的薪金的档案，大部分医院都是由人事部分负责管理，而患者的医疗记录等信息，则是由负责患者的科室负责管理，这种在一个大单位下分成不同部门管理档案的情况，这就使得档案管理突出优点之一的快捷性难以得到完美的利用。[9]

3.机会分析

档案管理的制度比较完善。我国有着《中华人民共和国档案法》这部很完善的法典，而卫生部又出台了《医疗卫生档案管理暂行办法》对部分未涉及的地方进行补缺，这些法令法案对医院档案管理工作所能涉及到的问题都一一制定了相对应的规章制度和解决办法，各个医院可以在管理的过程中进行对照管理。

医改给档案管理创造了条件。医疗改革中提出要坚定地不断深化改革医药卫生体制，对于国家基本药物制度进行稳步性建设，使人民群众用药负担得到有效减少，使得看病难看病贵的问题逐渐不复存在，维护人民建康权益。作为医院档案管理重要组成部分的医疗信息档案, 患者所涉及到的出院、入院、转院，都会使信息的流动性增加，由于多方面的原因，患者不可能始终在一家医院进行诊断治疗并康复出院，这种多家医院问诊的行为使得同一患者在不同医院有着不同的病例，由于各个医院不属于同一系统，因此患者的信息无法得到及时的共享。对于需要多次治疗的患者，就必须进行多次切重复的检查;这使得患者多支付了很多的钱，无形中使得患者的负担加重。[10]如果医院之间能够搭建起一座桥梁，形成一个同一的系统，患者的病史和诊疗史都可以共有，这样能够让医生能作出更精确的诊断，同时也减少了患者在金钱上的消耗。

4.潜在威胁分析

存储中的威胁。在信息化存储使用之前，我们一直使用的是纸质的档案，这种档案不仅要避光避高温，甚至还要避潮湿，同时易燃易爆品、有害有毒的气体会对其造成严重并不可逆的损害。现代的信息化管理表现出了传统方法不可比拟的优越性，但云端或系统里的数据也会由于储存设备的不同，表现出不稳定的性状，这也会使得档案遭受损坏，由而造成损失。这些损害也在警示我们,要提高对存储的信息进行保护性的技术水平，同时纸质的档案也不直接放弃不用，也要对其时常进行整理，这样会使得在信息化档案出现问题无法提取使用时医院的正常运行不被影响。

借阅中的成胁。由于一些与借阅相关的规章制度并不健全，因此在借阅登记时，对借阅者信息收集的不完善，在回收借阅时没有进行严格的检查，对于回收已到期的档案时没有时效性，因此经常发生档案损坏甚至是丢失的事件。

另外，在医院档案管理的过程中.医疗档案的慎重管理显得尤为重要，这是因为医疗诊断治疗信息涉及到了每位病人不可透漏的隐私，作为医院应保护好病人的隐私性，因此但凡在档案信息化管理上出现了纰漏，那病人的信息就可能被泄露，病人的隐私权也会被损害，可能使得患者不再信任医院。

四、医院档案信息化管理中的不足

（1）基础设施建设落后，设备配置不合理

作为档案信息化建设物质条件的基础设施，硬件为计算机的基础环境，软件为各类辅助设施，想要真正搞好档案信息资源管理，就要对处于其根本地位的基础设施进行加大开发完善并大量投入使用。根据数据研究表明，我国的档案部门截止到2004年底共拥有微机28000多台，网络服务器有1600多个。

经济基础决定基础设施的好与坏，从信息技术、网络通信、数据仓库、经费支持等方面来看，东部和中西部存在着不小的差距。

同时，东西部信息设施配置不合理，以及大众跟风盲目的投资也影响了基础设施建设的发展。[11]

目前，虽然我国档案部门信息化飞速建设，但仍然略有不足，其主要表现为缺少经济支持从而影响档案建设的开展，以及有限的资金使用不当导致过度追求先进设施没有与实际情况相匹配等问题。从而造成了硬件与软件不平衡，造成设备利用率低下。

（2）管理人员素质和能力水平有待提升

首先，医院在现阶段拥有的的档案工作人员水平角度参差不齐，首先不能熟练的操作计算机，知识面窄;其次没有经过系统的培训，因此在管理方面的知识和经验不足，同时他们中的大部分不在编制之内，对于其他工作人员的“五险一金”等十分羡慕，因此心中总有些不甘，工作的就不稳定。还有员工老龄化，一些“老顽固”接受新鲜事物能力不够，不符合信息时代的档案管理要求。

档案人员除了要有档案专业知识外,还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识，只有这样才能更好的服务。[12]

其次，从学历、能力看，调查资料显示，医院档案室管理人员中有信息技术专业背景(大、中专以上学历)人员比例还不到5%，如佳木斯市第二医院档案科30多个在编人员中只有4人具有计算机专业背景。①许多地市医院档案科甚至没有信息技术专业人才。虽然我国已经成为世界大国，倒在医疗信息档案方面不仅不能与发达国家相提并论，就连一些发展中国家也无法赶超。

再者，从年龄来说，我国档案管理工作人员年龄普遍在三十岁以上，四十岁左右，这就出现了无法接受新鲜事物所带来的观念老化等问题。

（3）医院档案信息化管理没有完备的规章制度

虽然在如今信息时代，我国医院对病人的信息安全十分重视，但在工作中人仍然或多或少的有许多问题无法避免。表现在，第一，医院档案信息安全保密法制的建设速度无法满足当今形式的发展和工作的需要。随着我国经济飞速发展，经济基础决定上层基础，当今最主要的问题是档案的保密性和政府的信息公开。第二，医院档案信息资源开发利用的法规标准建设不完善。[13]法律法规的不完善是导致，档案信息化的瓶颈之一。在政策法规互相冲突的情况下，档案管理工作人员在工作中很有可能凭借自己的主观理解，从而出现小小的偏差，从而导致发生无法挽回的问题。第三、数字化档案和电子文件的法律地位问题。由于我国在电子文件和档案数据的建设标准相对国际标准有些滞后，从而导致在档案信息资源在开发中，被不法分子加以利用，从而出现侵犯个人隐私权等行为。

（4）档案信息资源共享程度落后

第一，信息档案的开发利用的多少是决定医院档案信息化发展程度的标准，它标志着档案信息化飞速发展，也决定了我国档案信息化的进程。然而目前我国在档案信息资源的开发方面，仍处于刚岗发展的起步阶段，对于有效的向使用者提供数据信息服务的能力还远远不够，档案信息的全面实现共享和日益增加的需求之间还有很大的不平。第二，在当今社会档案信息的开发上未做到电子网络化。目前，国内没有一家网站可以提供开放档案，更无法系统的实现信息的全面分类，这其中很大程度上归结于信息管理部门的工作不力。

第三，我国在当初建设医疗档案的数据库时，由于各个医院使用的软件及数据库的标准不相同，因此形成了现有的数字档案资源在于后来新推出的标准的数据库建设有出入的现象，这在很大程度上降低了档案的使用效率，并增加了维护成本。

第四，由于受传统观念、现有技术不完善和法律冲突等各种原因，电子文件的分类管理情况并不理想。除了个别经济发达的城市以外，医院的电子文件的分类管理工作还没有开展起来，尤其是北方等经济不发达地区，医院尚无建立档案电子文件管理。

五、医院信息化管理的解决方法

（1）重视医院档案信息化基础设施的建设

档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提,关系着档案信息化建设的成败和整体水平。[14]档案信息化的建设包括档案信息化建设的硬件平台和网络。实现医院档案管理的现代化的基础就是硬件的满足,首先保证充足的办公资金加大电子产品的使用。使档案资料的文字、照片甚至有光盘等文件方便长久保存。

同样，先进的档案管理app也是实现我国档案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要选用经过官方认证鉴定的正版软件，在此基础上进行开发并建立适合医院情况的管理系统，与医院办公系统相接，实现全自动整理的计算机全过程管理。

（2）加强对管理人才队伍的培养

我国医院档案工作人员自身的素质与档案信息化建设密切相关。因此，一、要重视素质培养,安排他们接受有关计算机技术和现代管理技术等知识的培训，为广大工作人员提供良好的培训环境;二、制定信息化建设规划,吸引和培养专业型人才,做好人才储备,打好档案管理的基础。三、关心和爱护档案工作人员，从给予他们和医院主系列专业人员同等的待遇和机会,使其安心工作。[15]四、档案工作者要顺应时代的潮流，努力学习提高自己的专业知识。档案事业面临的挑战迫在眉睫，电子档案的出现使工作人员更加方便快捷的更好地为医疗患者工作服务。

（3）完善医院档案管理信息化制度

完善相关法律法规、建立健全各种完备的规章制度是健全医院档案信息化制度的首要任务。立足国际标准化建设，解决相关法规的制定问题，为信息资源开发利用工作提供法律保障。档案信息建设必须做到有法可依、有法必依，当今我国档案信息利用过程中遵守的法规建设标准还相对滞后，从不法分子利用各种资料进行侵权的行为频繁出现。

首先，从国家层而来说，要解决这些问题，相关部门要深入研究《中华人民共和国档案法》，在各项有关档案的行政法规的基础上，尽快修订补充相关的法规。从全新的学术研究状态出发，借鉴其他立法完备国家的档案立法的成功经验。在总结其他发达国家现有的档案信息管理的基础上，完善我国众多与档案相关的法律，从而来协调档案信息和对现有数据库资源的开发。《档案法》《保密法》等相关法律的相互矛盾问题，国家要根据实际实际情况来制定新的档案法规。

其次，从档案部门的角度说，档案工作人员首先应该要有创新，不仅要积极配合相关部门，还可以在自己权责范围内对现有的规章做出适当调整。在提高档案的保密工作同时，使档案在一个安全的环境中得以开放利用。在实践中不断积累经验，协调好相关法律法规相互的关系，积极配合相关部门工作。对与档案管理有关的法律规章制度就行完善和推出新规，使工作人员的现行执法实施时能够有迹可循，这样使得在执法过程中的不合法操作大大减少，能够让档案工作人员真正的放心踏实工作。

（4）整合资源，促进档案信息化建设

信息资源建设是档案建设的突出重点突击的核心问题，没有数量庞大的信息资源库的档案信息为资源库基础，我国的档案资源库的建设就提不上来日程。整合信息资源刻不容缓，在加强保密讹基础上实行资源共享，统一管理。在现有资源库的基础上开发出一款APP，可以做到即时通讯，分类查找，使得查询方便快捷。更加档案室有强大的信息资源优势，应充分利用这一优势，最大限度的满足医生与患者的利用需求，这是现实发展的客观需要，也是时代发展的产物。

六、总结

虽然我国已经热火朝天的开展医院档案信息化，建立信息资源数据库。但是开展工作中仍发现我国存在不少问题。从外部大环境来看，全球信息化的发展、政府信息透明公开、电子政务的建设、信息时代对档案信息需求的急剧增加为档案的发展打下了良好的外部环境。从内部小环境分析，档案信息化的方便快捷，省人工省时省力成为了档案信息化发展的内部优势。但基础设施相对落后、资金发现不够，不健全的法律法规、业务水平的低下、档案管理制度不够完善等方面的缺点，是摆在我们面前急需解决的问题。医院档案部门要充分利用外部环境，发挥自身优势，充分使用各方面资源，实现自身社会的价值最大化。

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