财务报销制度

财务报销制度

一、总则

为了促进公司实现发展战略，完善内部控制，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国发票管理办法》等有关法律法规及《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制应用指引》，特制定本制度，以规范公司费用报销流程，合理控制费用支出，完善公司财务管理体系。

二、适用范围

本制度适用于集团体系内所有公司。

三、借支管理规定及借支流程

3.1 借款管理规定

3.1.1出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请单》办理借款，借款额度根据出差情况合理预计，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

3.1.2 其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

3.1.3 各项借款金额超过1 000元应提前给资金主管报送资金计划，通知财务部备款。

3.1.4 借款销账规定：

（1） 借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。

（2） 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

3.1.5 若借款人员与公司签署《借款合同》，则按借款合同中约定条款处理。

3.2 借款流程

3.2.1 借款人按规定在钉钉审批功能中提交借款申请流程，注明借款事由、借款金额、付款方式等。

3.2.2 审批流程：经办人/申请人申请人提出申请 → 部门/项目负责人审核 → 公司总经理审核 → 公司CEO审批（如需要） → 总账会计审核 → 财务部负责人审核（如需要） → 出纳审核付款→申请人领款

四、费用报销流程

4.1 审批流程

4.1.1 经办人按规定在钉钉审批功能中提交报销申请流程，注明报销类别、报销金额、费用明细等。

4.1.2审批一般流程：经办人/申请人申请人提出申请 →部门/项目负责人审批 → 公司总经理审批 → 公司CEO审批（如需要） → 总账会计审核 → 财务部负责人审批（如需要） → 出纳审核付款 → 申请人领款

4.2 审批责任归属

4.2.1 经办人/申请人和部门/项目负责人对所发生的的业务的真实性、合法性、有效性负全责；经办人/申请人和部门/项目负责人对所提交的资料的真实性、合法性、有效性和金额的准确性负全责。具体如下：

（1）经办人/申请人对所发生的的业务的真实性、合法性、有效性负直接责任；对所提交的资料的真实性、合法性、有效性和金额的准确性负直接责任。部门/项目负责人对所发生的的业务的真实性、合法性、有效性负审核和领导责任；对所提交的资料的真实性、合法性、有效性和金额的准确性负审核和领导责任。

（2）总经理审批经办人/申请人所提交的申请，在预算范围内，决定资金的拨付与否。

（3）CEO审批经办人/申请人所提交的申请，决定预算外支出和其他大额支出的拨付与否。

（4）总账会计负责核定费用预算，对经办人/申请人所提交的资料的合法合规性、有效性和金额的准确性负财务审核责任。

（5）财务部负责人审批经办人/申请人所提交的申请，掌握资金的流向。

（6）资金主管负责核定资金预算，对经办人/申请人所提交的资料的有效性和金额的准确性负财务复核责任。

（7）出纳审核以上各个环节的审批签字的完整性、正确性和金额的正确性，按规定的时间和方式支付相应款项。

4.3 审批权限

报销金额一万元以下由分管公司总经理审批，一万元以上由CEO、财务部负责人审批。

五、费用报销一般性管理规定

5.1 报销资料要求

经办人/申请人准备相关资料，包括但不限于：

（1）原始凭证（从外部取得）：比如发票（包括铁路，邮政和银行开具的发票），国外企业开具的收据（“形式发票”），盖有财政监制章的行政事业单位统一收据(如医院、学校等使用的专用收据)，中国人民解放军或武警部队的财务专用收据，捐赠收据，汽车票、火车票及飞机票，法院裁定（判决书、调解书）等；

（2）原始凭证（内部自制）：比如成本核算资料，实物发放资料，工资薪酬资料，折旧资料，借款单, 付款单，收款单等；

（3）原则上所有费用报销均需取得正规发票或形式发票，如确实无法取得发票，相关费用报销详见《关于规范公司无票报销管理办法》（见附件F-CW-010）。

（4）经办人/申请人备好相关单据，并在线提交相关资料电子文件；经办人/申请人应在相关电子申请获批后，于规定时限内将该电子申请资料复印件和相关资料的原件提交财务部相关人员。

5.2 报销时限要求

相关费用报销应该遵循及时性原则，超过开票日期45天的发票不予报销，但是每年12月的发票原则上应尽可能在当月报销。

所有审批流程结束后，申请人需在3个工作日内将所有票据以及审批单粘贴好送至对应总账会计，若超出期限，则延迟后期的报销。

5.3 业务办理时间

为了提高工作效率，方便相关人员安排工作，费用报销业务实行集中办理。财务报销时间为每周四，同时月底最后两天不处理任何报销，若遇节假日则提前。

六、主要费用的报销说明

6.1 业务招待费

6.1.1 业务招待费的范围

业务招待费是指公司在正常的经营或管理活动中用于接待应酬而支付的费用。它是公司生产经营中所发生的实实在在的、必须的费用支出，是公司进行正常经营活动必须的一项成本费用。主要包括业务洽谈、产品推销、对外联络、公关交往、会议接待、客户接待等所发生的费用。例如招待餐费、招待用烟茶、交通费等。

6.1.2 业务招待费管理办法

业务招待费实行限额制管理，标准及申请审批权限如下：

（1）高管层发生的招待费用没有限额规定。

（2）部门经理（含）以下职级预计人均宴请费用应控制在200.00元（含）以下，对于实际花费超过以上标准的需要在报销时阐明超支的原因及理由。

业务招待费报销所需资料：

（1）业务说明单（注明：审批和业务日期，业务经办人，招待对象名单及人数，陪同名单及人数）（见附表一）

（2）合规的发票

（3）其它单据（例如宴请有盖章的点菜酒水单等）

6.2 差旅费

6.2.1差旅费的范围

差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：交通费、住宿费等，出差期间产生的业务招待费不属于该范围。

6.2.2 差旅费报销规定

详见《员工差旅管理制度》。

6.2.3 差旅费报销所需资料：

（1）出差申请单

（2）合理合法的车船、住宿等发票

（3）若发生交通费，需提交《交通费用明细表》

6.3 会议费

6.3.1 会议费的范围

会议费是指召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等等。

6.3.2会议费报销所需资料

（1）会议审批单

（2）会议纪要

（3）会议签到表

（4）合规的发票

（5）会务现场照片

6.4 交通费

6.4.1 交通费报销范围

交通费指员工因公外出所发生的交通费，包括出租车票、公交车票、地铁票以及私车公用发生的交通费。具体指以下支出：

（1）上班期间因公外出发生的交通费;

（2）因工作需要必须加班: 若工作日加班，经部门负责人同意后可报销21：00之后回家的交通费；

（3）因工作需要，直接从家往返办事地点的交通费经部门负责人同意予以报销；

（4）因公司需要而外出参加活动的，若是集体出行则不单独报销交通费；若单独出行可报销往返活动地点的交通费。

不属于交通费报销范围的交通支出：

（1）正常上、下班（家往返公司）交通费不予报销；

（2）上班期间非公务外出交通费不予报销；

（3）出差期间产生的交通费参考差旅报销制度，不予另行报销。

6.4.2 交通费报销要求

（1）所有交通费报销需提供正规发票、《交通费用明细表》（见附表二）；

（2）若使用滴滴乘车，需提供电子行程单，经部门领导审批同意（若是因某个项目而发生的交通费需要项目负责人审批同意）方可报销。

（3）报销人办理市内交通费报销时，须在费用报销单填写该票据实际发生日期、起至点、乘车事由等。乘车事由须具体、对应，不得含糊其辞，更不能以“公事外出”、“办理公务”等无法表明实际办理事项的言辞代替。要求所提供报销票据的日期、时间和实际发生的日期、时间要保持一致方可报销。

（4）本着节约原则，目的地或者因加班回家地点相近的，可合伙乘一辆出租车，由最后到达，目的地的人员凭票报销。

6.5 职工教育经费

为提高公司从业人员素质,增强员工知识与技能，员工可参加公司外部培训。人力资源部负责福利费使用和归口管理，具体报销标准请参考人力资源部《培训管理制度》。

6.6 工资薪金及相关费用

6.6.1 工薪薪金及相关费用包括工资、临时工资、社会保险、公积金等。

6.6.2 支付流程：由人力资源部提交钉钉工薪审批流程或通过邮件形式提交审批流程。

6.7 福利费

6.7.1福利费的范围

福利费是指企业为职工提供的除职工工资、奖金、津贴、纳入工资总额管理的补贴、职工教育经费、社会保险费和补充养老保险费(年金)、补充医疗保险费及住房公积金以外的福利待遇支出。包括节日福利费、部门团建费、员工体检费等。

6.7.2 福利费职责与权限

人力资源部负责福利费使用和归口管理。

6.7.3 福利费报销要求

（1）如报销团建活动费，需提交参加活动人员明细表，且明细表上必须是参加活动本人签字确认，严禁代签，一经发现不予报销；《活动人员明细表》（见附表三）

（2）未经申请所产生的的活动费用，财务部有权不进行费用报销。

6.8 办公费

6.8.1 办公费的范围

办公用品通常包括书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、套餐系列、IT耗材系列。

6.8.2 办公费的管理规定

为了合理控制费用支出,此类费用由公司人力资源部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

6.8.3 办公费报销要求

（1）合理合法票据

（2）办公用品入库单

（3）若购买一批产品需提供销货方加盖发票专用章的《销货清单》

（4）现金支付需提供付款凭证

6.9 固定支出费用

6.9.1 房屋租金、水电费、物管费

（1）租金、水电、物管费用应取得收款单位为本公司开具的发票及收据；

（2）租金、水电、物管费用支付期限不应重复；

（3）租金、水电、物管费用支付方式与房屋场地租赁协议的约定应当相符；

（4）押金的给付与合同应当相符，合同期满退租时，在支付租金时要注意押金是否收回；

（5）逾期违约金的缴纳等应与合同规定相符；

（6）因特殊原因不能取得房屋租赁发票的必须提供房屋租赁协议，否则一律不予报销。

6.9.2 咨询、审计、评估等费用

（1）公司的财务咨询、审计、评估业务由公司财务部发起；

（2）财务部根据具体业务需要，选择合适的作业单位，由财务部负责人最终确定合同价格；

（3）双方需签订业务约定书；

（4）报销时应当提供发票、业务约定书、报告正文复印件等资料。

七、附则

7.1 本制度的最终解释权归公司财务部

7.2 本制度从发布之日起，之前的费用报销办理办法自行作废。