公司出口业务流程管理规定

第一条  合同的签订

经营单位根据公司《合同管理制度》的规定、公司公布的最低经营利润率及审批权限进行报批，完成审批后，方可对外签订合同或协议，并按规定将合同或协议相关资料交财会部和综合办公室各一份留存备案。综合办公室核实合同审批情况后应及时配合经营单位准备或办理执行合同所需的商检、外汇核销等海关监管凭证。

第二条  合同执行

（一）信用证的审核及出口信用保险

1、单证中心收到银行来证后，及时在ERP系统登记，经营单位根据通知领取L／C副本，正本由单证中心统一保管，同时复印一份副本给财会部，协助审核L／C条款。

2、单证中心、经营单位根据业务情况共同审核L／C条款，L／C必须是即期、不可撤销的，并且在中国到期。若是由信用等级较差的国家或银行开出的L／C，必须要求有保兑行。确认L／C上的品名、规格、数量、单价、金额、质量要求和交货期等是否与出口合同相一致，规定的装运期、有效期和单证要求是否能做到，一切妥当方可执行。如果L／C存在“软条款”或难以做到的条款，必须由经营单位要求客户改证后方可执行。

3、对于自营出口业务，除L／C、先收后出的支付条件和信用等级较高的业务外，新客户业务和风险较大的赊销、D／P、D／A支付方式，应尽量投保出口信用险。经营单位向中国信用保险公司提交客户资料，办理申请信用额度， 严格控制在额度内出运，并及时申报出运。信用保险公司批件正本交综合办公室统一保存。

（二）备货

1、合同执行过程中，业务人员必须经常到工厂察看货物情况的生产情况，保证业务的正常运作。

2、自营出口业务，必须密切跟踪产品的生产进度，做好备货、验货工作，主要核对内容：货物品质、规格，应按合同的要求核实；保证满足合同或信用证对数量的要求；应根据信用证规定，结合船期安排，保证及时交货：检查货物包装及唛头，使之符合信用证的规定。保证按时按质交货，安全和顺利地履行合同。

（三）出口单证

1．业务员根据出运情况凭己审核的有效合同协议领用核销单。合作出口业务一般情况下新客户每次领用2份，旧客户每次领用5份。如有特殊情况需多领的，需书面说明情况，并经公司核销单工作主管副总经理审批同意。

2．业务相关的核销单、出口商业发票、国税发票、报关单、报关委托书、报检单等，由业务员认真填写，委托报关的要与报关行、货代公司签订委托合同，做好单证流转签收工作。

3．业务确有需要提供报关空白单据的，要经书面报告经分管领导签批。公司仅限向签有协议的货代公司和报关行提供，每次签发的空白单据根据近期出货情况配领，其中对需盖公章的发票、装箱单须加注“报关专用联”章；严禁对外签发盖有公章的空白信纸和进出口合同。

4．所有单证的流转必须做好交接签收工作，包括公司内部交接，对于外寄的单据必须要求对方传真回执，注明使用单位和签收人。

（四）装运、商检、报关

1．做好申请报验和领证工作，凡列入商检机构规定的“种类表”中的商品及根据信用证贸易合同规定由中国进出口商品检验局检验出证的商品，在货物备齐以后，经营单位及时向商检局申请检验，综合办公室配合做好网上报检工作。

2．由我方租船订仓配载的，经营单位事先向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，确认工厂的交货能否早于开船期，以及船期能否达到客人要求的交货期，及时向货运公司发出书面定仓通知。

3．经营单位按照订单以及工厂提供的装箱资料，备妥出口货物报关单，连同装货单、发票、装箱单（或磅码单）、商检证、核销单、出口货物合同副本及有关单证委托专业报关行向海关申报出口。报关出口金额应与收汇金额保持一致性，不得随意填报。

4. 货物装船后，属我方保险的，及时办理货物运输险的投保手续。

（五）收汇及结算

1.  以L／C和银行托收方式为收款条件的，应按要求准确缮制单证，在有效期内将整套装船单据送交银行办理议付结汇。

2.  在未收到外汇前，必须采取有效的风险防范措施，牢牢控制物权的凭证-----------运输单据。

3．同一出口客户，如前批货物出口后到了收汇期限但仍未收到外汇的，不得继续安排出货。

4，对于采购货物，需办理物权的转移交接确认手续。供货商交货时，需办理商品进仓手续，并提供进仓单给财会部，作为支付货款的凭证。如货物是以厂代仓存放的，进仓单上需加盖所存放厂家的公

章；如出口后才与工厂结算货款，付款时需提供出口报关单（或信息）给财会部。

5.  经营单位认领收汇水单后，凭财会部相关付款规定办理货款支付手续，结算利润必须不低于预算利润。

（六）核销和退税

1、经营单位必须在出口报关后（以出口日期为准）60天内完成外汇核销，核销工作流程参照《进出口付收汇核销单管理办法》。

2、 经营单位在规定期限内根据公司退税管理规定申报退税。申报出口退税单证：包括出口报关单退税联、增值税专用发票和国税发票退税联。

增值税专用发票：业务员必须结合出口报关日期，在预付账款挂账30天内回笼增值税发票；增值税发票金额与报关出口金额应控制在合理的成本水平范围内，不得高于报关金额的合理成本水平。一张增值税专用发票不能对应多张出口关单。 “0”退税率的商品，增值税发票要分开开具。

出口报关单退税联：业务员必须在出口报关后（以出口日期为准）70天内收齐报关单退税联和国税发票退税联交财会部。

3、出口退税备案单证：按装订顺序包括购销合同、出口货物明细单、出口货物装货单、出口货物运输单据、出口报关单，必须于财务税务组通知期限内按上述顺序装订交税务组统一归集管理。

业务员必须保证出口退税备案单证的真实性和完整性。

4、逾期单证：业务员需书面说明逾期的原因，报经营单位经理和主管（副）总经理审核，逾期报告将作为客户和业务员评级以及合同（协议）续签的参考依据。

第三条  合同的后续跟踪

1、单证中心每月25日前将上月业务员出口报关信息整理后交财会部，财会部核算员逐一核对单证齐全情况，跟踪督促业务员按时收汇和回笼增值税发票，发现逾期末收汇和未回笼增值税发票的，及时反馈到经营单位经理、财会部负责人及公司主管副总经理，必要时采取停止付款、停止领新核销单等方式，直至改正。

2、财会部每月检查核销工作情况，每月10号前通报逾期未核销和逾期未使用情况，按照管理规定对于有逾期的停止发单，直至改正；

3、财会部检查退税备案单证情况是否齐全、真实。每月通报退税单证备案情况。

4、综合办公室连同财会部、监审部定期检查合同协议执行情况，检查内容有：实际贸易额、利润情况、收汇是否及时、发票是否及时等，发现异常及时通报、反馈、督促改进。

5、在合同协议有效期到期前一个月，综合办公室发提示通告通知业务员续签。

6、合同执行完毕后，经营单位应严格按照公司《合同管理制度》的规定，把合同和相关单证归档备查，符合移交规定的，要按期移交综合办公室存档。

第四条  本规定自颁布之日起施行。