高校内部控制研究

高校内部控制研究

【摘要】随着国民经济的快速发展，高校积极探索、不断创新、把握时机、勇创佳绩，凭借着自身的快速成长与创新，奠定了坚实的基础，是经济发展和教育发展不可或缺的重要力量。然而，随着实力迅速增长的同时，风险在不断的积累，问题也在不断的涌现。究其根本，除了资金、政策环境等客观因素的外在影响外，高校在应对风险时缺少科学合理的风险管理与内部控制机制，这种制度上的薄弱和缺失制约着高校的发展和壮大。本文通过对省内高校内部环境、风险防范、控制活动、信息系统、内部监督等方面进行分析研究，发现高校在内部控制建设上存在着严重缺失，具体问题主要包括：内部控制认识不足、会计信息质量差、信息管理机制缺失等，这些问题严重制约着高校的可持续发展。本文针对以上问题进行深入研究，并以控制论为基础提出解决措施，以帮助高校建立健全内部控制机制。

【关键词】高校；内部控制；控制环境；内部监督

一、 高校内部控制的内涵

（一）控制论的基本理论

控制论源自于伯特·维纳在20世纪四十年代发表的关于控制论的著作。经过岁月的沉淀和理论的不断丰富，控制论的思想和方法已经深入到各个学科，并且随着社会的发展和进步，控制论在高校内部控制的制定和实施过程中发挥着越来越重要的作用，而内部控制正是现阶段高校管理中不可或缺的组成部分，能够在一定程度上影响高校的发展和壮大。假如利用控制论对高校内部控制加以建设，将会使高校内部控制实现价值的最大化，进而实现利润的最大化，促进高校更好更快的发展和进步。

随着科学的发展，现代控制论已经超越了物理学和生物学的交叉点范围，在生产、管理及研究领域得到了广泛的应用。控制论原理在高校管理和财务中的运用，是高校现代化的重要标志，充分研究和理解控制论在管理控制和会计控制中的应用，对高校内部控制的建立和执行有着至关重要的影响。

（二）内部控制的内涵

我国高校内部控制存在许多问题，目前问题的分析和措施的改进主要以内部控制五要素为基础。从高校内部环境治理角度讲，高校内部控制一般存在着职权分离机制不完善、内审部门缺失和组织机构不完善等问题。从内部机构设置和职责分工角度讲，省内高校多存在管理层对内控制度认识不足，机构设置不合理，缺乏科学有效的监督机制等。我国内部控制最大的问题存在于控制环境和监督机制方面；从内部审计角度来讲，问题主要表现在对于内审的认识不足和人员缺乏上；从人力资源政策角度来讲，主要症结在于高校人才队伍的建设上，主要表现为：对内部控制的重视程度不够、只有财务人员参与内部控制和专业人才短缺等；从高校文化和法制环境方面来讲，高校治理结构不规范，文化氛围匮乏等方面。可见，我国内部控制建设的重中之重在于提高管理者对于内部控制制度的认识，从而更好的进行高校文化建设。

二、高校内部控制存在的问题

（一）内部环境方面

高校内部控制建设是建立在内部环境基础上的，内部环境同时也是五要素中最基本的一个要素。完善的内部环境有助于高校健康可持续的发展，反之，如果没有良好的内部环境，那么内部控制的作用将无法得到最大程度的发挥。

内部环境中人事管理制度至关重要。完善的人事管理制度能提升高校在的口碑和竞争力，良好的人员招聘和考核晋升机制也可以增强高校活力，为高校战略发展提供动力支持。高校人事管理制度不完善，发展至今并未建立能增强高校凝聚力和向心力的高校文化；缺少教职工个人职业发展规划和内部晋升制度；经营管理规划仅为决策者意见，并未让教职工参与其中；绩效考评形同虚设，月度和年度奖项的设置并不以绩效考评为参考依据；教职工薪酬等级及涨幅设置不合理，教职工满意度低。

（二）风险防范方面

高校在可持续的经营发展进程中时常会面临风险，但风险本身对于高校来说并不是最致命的，最可怕的是高校管理者和教职工对于即将面临的风险不具有前瞻性，事前不能准确识别风险，风险来临时还不能及时采取有效措施加以补救。高校应该在不断面对风险和挑战的过程中积累经验，不断成长，而不是闭着眼睛凭主观感觉做高校。

（三）控制活动方面

（1）不相容的职务方面

高校经营发展过程中受体制限制，人员紧缺，往往容易出现不相容职位没有分离的情况，岗位设置上缺乏相对独立和相互制约，如财务部门常出现的一人多岗现象，如此便极易出现集不相容职务于一人的情况，如：记账、开具收据和收款，本不应由一人完成，但实际高校管理中因为人员不足，常常由一人负责以上三个岗位或更多不相容岗位的工作。这种做法属于违规操作，极易导致高校资金大量流失，并滋生严重的贪污舞弊现象。

（2）授权审批制度

授权批准控制有三方面要求：一，规定特定授权的业务审批范围及签字确认的相关管理者；二，将业务的授权批准程序标准化，严格按照制度执行；三，为保证授权后所处理的业务质量，建立完善的检查制度。高校对于特定业务处理的权力等级和批准条件没有规章制度可依照执行，比如，当某项业务的数额、风险或影响程度超过部门级领导的批准权限时，是否需要继续上报上级领导，是否需要经过特定授权批准才能处理等并没有明确的说法。同时，也没有建立事后反馈机制，无法保证经授权后所处理的业务的工作质量。

（四）信息系统方面

信息系统对高校内部控制运行至关重要，这其中少不了信息获取、整理和传递，更需要建立健全信息反馈制度，保证高校内外部信息的有效沟通与反馈。

（1）高校内部之间的沟通

高校的信息沟通仅限于教职工之间的邮件传递和聊天软件沟通，而没有专门的部门进行协调管理部门间的信息传递，可见从高校主观态度来看，管理层并不重视内部沟通，信息沟通方式也是自上而下层级传递式的，这便使得基层教职工的一些信息无法及时主动的反馈上去，这样不仅会造成信息失真，而且会降低信息传递速度。教职工内部缺乏一个交流沟通的平台，很多信息内容多是对内容的转述。

（2）高校与外部之间的沟通。

高校网站内容疏于管理。现在省内部分高校网站上仅有对高校的基本简介和成立之初的几项大型活动的照片，甚至连宣传文稿都没有，严重影响了高校的形象以及高校与利益相关者之间的良性互动。更不利于高校同外部机构和上级主管部门等的日常联系，无法及时获取外部信息。

（五）内部监督方面

高校在内部控制制度建设上还不够完善，更需要实施内部控制，但很多高校往往考虑到成本效益方面，选择放弃内部审计、内部监督这一块内容。外部审计也只是每年一次的会计师事务所财务年度审计，更多是出于形式，而不是为了从专业外审的角度来发现经营管理或财务规范上是否还存在哪些问题，是否需要改进和完善。高校目前由于管理层对内部控制缺乏有效监督，致使大量不合规业务的出现，在事前预防没有做好的情况下只能在事后大力整改，以弥补违规内容带来的损失。

三、 高校内部控制缺失原因分析

在正式分析原因之前必须明确一点，内部控制是制度上的一个保障，有利于保障高校长久稳定的发展。所有措施都有其自身的局限性，内部控制也不例外，内部控制的局限性在如下几个方面体现比较明显：一、政策环境或市场环境的变化给高校带来的风险，仅靠内部控制的加强是无法避免的；二、完善的内部控制只能尽量减少决策失误，而不能绝对避免；三、健全的内部控制可以帮助高校朝着预计的经营目标努力，但不能保证高校可以绝对的实现它；四、良好的内部控制制度可以提升管理层的风险意识和内控意识，但无法从根本上全面提升管理人员自身的素质等。

（一）内部控制环境不佳

内部控制环境是否良好有效，对高校发展至关重要。让高校管理者看到内部控制的效用，这对高校内部控制的发展和完善有一定的推动作用。反之，如果高校管理层内部控制意识和风险意识匮乏，将内部控制的建设束之高阁，则会严重阻碍高校内部控制的发展进程。通过分析我们发现，省内部分高校内部很多问题的产生一方面是因为管理层内控意识和风险意识薄弱，另一方面是因为管理层对内部控制的认识上存在误区。高层管理者对内部控制了解不透彻，简单的认为内部控制的建立会干扰到他们权利行使和决策实施，影响高校内部秩序，因而不愿意采用内部控制制度。还有一部分人错将内控制度当成是内部会计制度，因此，内控制度的实施长期停留在内部会计控制上，参与管理的人员也仅限于财务人员。

（二）风险评估体系不完善

高校管理层风险意识薄弱，对风险管理的重要性认识不足，在日常生产经营活动中缺少对风险的识别、评估和检测，没能及时有效的发现和防范风险，常常是问题出现之后才想办法补救。这种没有事前预防和事中跟踪检测的经营风险，只靠事后亡羊补牢似的补救，极易为高校带来不可估量的损失。除了管理层，高校内部的教职工也缺少风险防范意识，高校缺少对员工进行风险文化的传播和渗透，导致基层管理人员和普通教职工风险意识淡薄，常常认为风险防范只是高层管理者应该注意和考虑的问题，和自己无关。再加上高校内部复杂的人际关系，使得大多数教职工习惯于服从高层管理者的指示，机械的完成领导的指令，而丝毫不考虑此项任务的风险性，自然不会形成教职工关注风险的氛围。这样也使得高校风险评估手段落后，风险防范机制缺失，解决措施失效，风险损失不可估量。

（三）内部控制活动缺乏全面性和控制力

有效的控制活动是指借助高校的风险评估，并运用相应的办法和措施，尽量将风险控制在最小的范围之内，让高校有能力承受。内部控制的控制措施主要有以下几项：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、全面预算控制、绩效考评控制等等。保证内部控制有效执行的两个重要因素是内部控制程序和内部控制措施。高校在控制程序这方面还有待加强，主要表现在：一是职责划分方面，由于人员不足，存在着一人多岗的现象，其中包含不相容的岗位由一人承担，削弱了内部控制的效果，亦出现合谋舞弊现象。二是独立稽核方面，部分高校没有设立专门的审计稽核部门，也没有设立审计岗位，使得每一项业务完成后无人复核，特别是财务工作，很容易为高校经营带来风险和损失。

（四）信息管理和监督机制不健全

部分高校有基础的内部控制制度，但仅仅对基础的内部控制进行完善还不够，还需有完整的内部控制能有效、高效的执行。如果信息建设不完善或是内部监督体制缺失，会严重影响内部控制的执行效果，甚至会使内部控制形同虚设，起不到任何作用。

四、 高校内部控制建设

（一）优化内部控制环境

内部环境是内部控制体系的重要组成部分，发挥着基础性的作用，完善的内部控制环境影响着高校内部控制的方方面面，内部环境具体包括机构设置、权责分配和内部审计等方面。高校需要通过提高管理层和员工的内部控制意识、改善部门组织架构、完善人事政策这几方面来优化高校内部控制环境。

（二）完善风险评估体系

对高校自身的处境和优势、劣势进行全面的分析，并建立科学有效的风险评估体系，以便准确的分析高校在发展过程中可能遇到的战略、责任和财务报告等风险。管理者不能消除风险，但可以利用风险管理机制对风险进行定量化预测，将风险可能会带来的损失控制到最小。有效的风险评估机制是高校的一道天然屏障，帮助高校防范风险，包括提高高校应对风险危机的能力，提高教职工的风险意识，对高校健康可持续发展有极大的促进作用。

（三）加强内部控制活动

内控管理以内控建设的科学性、完整性为基础，以其制度执行的有效性为关键。控制论在内部控制活动领域的应用通常是指独立个体或部门不能够单独处理一项或者一部分业务，从而在组织上进行责权分离，使得各项业务或权利得以进行交叉检查和交叉控制。控制论强调的是控制过程的系统性。在全程控制的同时，还要做好全面预算工作，加强实物资产控制和授权审批控制。

（四）健全信息管理和内部控制监督体系

（1） 提高信息管理水平

随着高校慢慢进入快速发展的时期，教职工人数增多，组织结构复杂，业务量和业务范围扩大，高校信息化水平却停滞不前，从而导致信息沟通不畅的现象频发，严重影响高校的信息传递和办事效率。为了高校更长远的发展，应该建立一套完整的信息沟通系统，以匹配高校发展变化的速度。

（1）建立信息系统。内部控制建设中所需建立的信息系统是指高校通过网络技术建立一个能够实现内部控制集成、转化和提升的信息化管理平台。信息系统可以提高高校现代化管理水平，减少了人的主观干预，强化控制实施的有效性；同时，安全可靠的信息系统可以保证高校信息的完整性和真实性，为建立有效的信息沟通机制提供有利保障。

（2）完善信息化建设。完善信息化建设要做到如下几个方面：第一，制度完善；第二，程序完善；第三，执行完善，即信息能在高校内部各层级、各部门、各业务环节之间沟通传递，也能保证高校同外部或各部门之间信息传递的有效性；第四，信息反馈完善，即能从中挑选出主要问题的反馈给管理层，便于管理层的决策。

（3）信息沟通的具体措施。良好的信息沟通需要从以下两方面着手：一是建立以定期会议沟通为主导，以激动灵活的临时会议为辅助的信息沟通机制。每周一举行部门小例会，总结上一周的任务完成情况及接下来一周的工作计划安排；每季度的周一举行职能部门全体例会，简明扼要的总结上个月各部门的月度计划与算的完成情况，并对已经完成的表示鼓励，对未完成的总结原因，争取在本月加以弥补，完成月度预算计划；同时要对每一次会议的参会人员加以规定，制定会议记录人员和参会签到簿，以督促教职工积极参与例会，并帮助教职工了解本部门未来的发展规划。高校应明确临时会议的与会人员级别、参会地点、联系方式等基本要素，当高校出现紧急问题时，能够在最短时间将有关负责人集合在一起商讨解决方案；另一方面，高校应当进一步完善部门之间、高校内外部之间信息沟通方式。随着社会的发展与高校规模的发展壮大，高校内外部沟通方式也应进行创新与完善，除了电话、传真、电子邮件等传统方式外，网络电话、社交软件的充分应用也会为高校降低沟通成本，提高沟通效率。总之，高校应在建立一套良好的信息沟通系统上下功夫，而不能仅仅依靠现有的简单的沟通方式。

（4）健全内部控制监督体系

高校需要建立内部控制监督体系，前提是要先掌握监督的三种方法，即事前检查验证法、过程观察调查法和结果分析评价法。内部监督具有广泛性、独立性和积极性等特点，其建立可以促使高校自我完善和健康发展。它发现、分析和解决问题的着眼点是从高校整体利益出发的，具有科学性和全面性。有效的内部监督机制能及时的把高校管理过程中存在的问题暴露出来，对于省内部分高校而言，亟待解决的是内控督意识不强、内外部监督机制不健全的问题。

在内控监督意识方面，高校应组织培训，强化管理层和教职工的监督意识，并鼓励教职工自我学习、自我提高，不断提高监督的水平和能力，而管理层则要在战略高度去强化监督措施的制定与执行。

在自我检测方面，高校应建立巡视机制，定期或不定期进行内部管理执行情况和业务经营情况的巡查，以此来发现高校运行中存在的问题，并督促各部门各业务负责人形成自我监督和检测的习惯，随时关注可能发生的问题和潜在风险，防微杜渐，未雨绸缪。

在内部监督方面，高校的内部控制若想充分发挥其职能，则必须遵守其独立性原则，要成立一个单独的部门，并直接对管理层负责。以保证其监督结果的客观性。内部审计是高校内部控制体系中非常重要的一环，主要有以下几方面的作用：第一，监督与反馈，即内部审计部门对各部门内部控制的执行状况进行抽样调查与监督，并将反馈意见上报给管理层，使信息得以上通下达，为高校创造良好的控制环境与氛围；第二，内部审计部门将审查监督发现的潜在风险和问题整理汇报给管理层，并提出专业性的改进措施和建设性的意见，以帮助管理者进行科学有效的经济决策；第三，审计部门通过对业务问题的了解，同相关负责人员的沟通后，针对问题现状给出内部控制的参考意见，帮助各层级和部门的领导建立符合自身实际情况的解决方案；第四，内部审计部门定期对内部控制执行情况进行考核，并建立奖惩机制，以约束管理层和教职工的日常业务活动。在外部监督方面，主要包括来自财政、审计、税务、证券监管部门等的政府监督和来自会计师事务所、社会舆论等的社会监督。随着外部监督环境的日益完善，社会审计已逐渐成为企业最常用也最实用的一种外部监督形式。社会审计是指高校聘请会计师事务所等社会中介机构对高校的经济活动所进行的审计，并在审计完成后出具审计报告。外部审计中最为关注的问题是财务报表舞弊所带来的重大风险，在审计时着重分析高校内部财务控制方面是否存在重大隐患，并及时提出审计意见，以帮助完善和修正高校内部控制制度。

经过国内外学者的多年研究，内部控制理论日益丰富和完善，内部控制的建设对于我国高校来说也显得尤为重要。科学完善的内部控制可以为高校战略目标的实现保驾护航，但若高校存在严重的内部控制缺失，则极大的影响高校可持续的经营和发展。本文借鉴国内外的参考文献和研究成果，对高校的内部控制环境、风险控制体系、内部控制活动、信息化程度、内部审计监督机制等方面进行了深入的剖析，并试图找出最全面有效又具有可操作性的解决方案和措施以帮助高校进一步加强和完善内部控制制度建设。

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