办公室职责

办公室职责 

一、  上报文件、外出参加会议、项目申报等外来文件的请示，做好上请下达；

二、  做好各部门行文、文件的下发传阅及档案的规范管理工作；

三、  协调好各部门盖印及单据报销签字；

四、  办公室车队管理

1、认真做好公司各种车辆的保险工作，积极协调各保险公司以最优惠的价格对公司所有车辆进行保险；

2、合理使用和安排车辆，不出现空跑车现象。

3、本着勤俭、节约做好维护和保养车辆，严格控制车的费用，抓好车的成本管理。

4、按时安排好客户用车，使客户达到满意，认真核查里程、外出、油卡使用情况，将有关车的费用审核录入电脑。

5、加强驾驶员的管理，作为对外接待客户的一个窗口，驾驶员是公司给客户的第一印象，办公室通过不断培训，提升驾驶员的总体素质，在形象、语言等方面进行优化教育，细化管理，要求司机凡事从公司立场出发，与客户交往注重公司形象，达到客户满意。以“提供优质服务，车行万里无事故”为宗旨，力求打造一支作风正，技术精的司机队伍。

六、办公室外联业务

1、公司内部电话、手机业务办理，负责全公司座机的安装、检修、缴费等业务，保证公司内部、外部电话联系畅通无阻，不影响公司正常工作。

2、移动公司业务办理公司员工手机入网，改套餐业务，移动话费结算，公司部分管理人员的话费冲值，为公司员工最大限度的节约话费资源。

3、人事档案管理，理顺人事关系、档案关系、户口关系，与派出所、公安局、人才、人事局、劳动服务公司、海洋与渔业局等部门进行协调，主要处理人员关系调动、户口迁移等方面工作。对于部分人员档案资料不全，进行补充，并将流程进行补充整理，办理大中专毕业生、下岗职工、离退休等的档案管理。

4、做好公司计划生育工作，每月向计生办上报计划生育月报表，每月2号将上月新婚人员统计上报，为公司职工办理准生证，独生子女证；协助计生办搞好公司计划生育工作，及时发放避孕药具。做好女职工身心健康知识宣传，使公司计划生育工作和女职工五期保护工作有序开展。

5、协助有关部门严格控制水费的管理，每月18日至21日交纳自来水费。

6、为外国客户办理就业许可证、就业证、签证、居留许可证、住房审批等相关手续，与**外事办、劳动就业中心、**市公安局、**市公安局、市派出所等部门协调，在工作中解放思想，做好充分准备工作，与各部门有效沟通，使原本要跑几趟的工作当天就可以办好，节约了成本与时间，工作中做到“百问不厌、百跑不烦”，达到工作“高效率、快节奏、客户满意”的目标。

7、房屋的租赁及合同的签订，做到房屋租赁时，须有两套以上房屋进行比较，价钱须比较之后，绝不浪费公司一分钱。并负责已到期房屋合同的续签工作，并处理好他们在居住期间房屋发生的水、电等问题，从“客户舒心、公司节约”中找到平衡点，作为主要工作目标，使客户在公司的安排下生活方便，宾至如归。

8、做好公司党建工作，主要包括党员管理，如：发展党员、党员外调材料、党员考察表、党员转正填表等上报材料并填写，党费的收缴工作，在企业管理当中要加强、充实骨干力量，对新党员进行党的知识培训，增强党组织的新鲜血液，充分发挥党组织的模范带头作用。

9、办公室对外接待、迎接各部门检查工作，如党建、养老保险、劳动监察、环保局、水务局、劳动合同、卫生防疫站、安全生产、工会等部门，做好省、市、县劳动模范的推荐、上报工作。协调好政府各部门来公司办理日常业务人员的接待，树立对外形象，做到严、实、细做好办公室的工作。

10、联系各有关学校，为外地工人子女办理免费入学等相关手续，解除后顾之忧，使他们能在安心工作。

11、负责客户的吃、住、行的安排，从让客户满意和公司成本控制两方面着手，统一管理，合理安排，做好优质服务，与各宾馆保持良好的合作关系。并认真负责单据的审核上报。

12、公司所有营业执照的年检：及时通过网上对公司各分公司营业执照进行年检。并把所需材料送到工商局办理了新执照。办理到期的卫生许可证和法人证，并把所有的卫生许可证都在规定时间内通过年检。通过网上将公司所有的组织机构代码进行联合年检。如有营业执照经营范围变更工作，要及时办理。

13、职工劳动合同管理，办理新签订合同，续签合同的认证工作，组织新参保人员体检。办理医疗保险手册并下发。办理失业职工“4050再就业工程”手续。

14、工伤理赔：发生工伤事故，在规定时间内及时报案，做好工伤证人证词的记录、材料整理工作，上报到劳动局工伤科，出院后及时上报有关医治凭证和单据，认定后交到医保理赔。

15、职工生病住院的在规定时间内上报医疗保险事业处，需到外地住院治疗的及时办理异地转移手续，使职工及时拿到报销补偿。

16、养老保险及工伤险缴费。当月有养老保险职工退厂时，手续办理完毕后，在缴费前填写职工减少表，然后缴费。每月初缴工伤险费时人事部配合及时替换已退厂人员名单。

17、做好对外接待工作，及时完成领导交办的临时性任务。

办公室成立伊始就把它定位在服务性部门的位置上，特别是当前公司业务发展很快，业务量较大，主要分两大块，围绕着“两个沟通、一个平衡”做工作，一是对外沟通，二是对内沟通，要时刻站在公司的立场考虑问题，使内部外部工作达到一个平衡，想尽一切办法节约结月月公司经费。

一切工作均围绕生产加工进行，办公室摆脱原始的高高在上的模式，以为公司其他部门服好务为目标，做好公司后勤工作，为其他部门解除后顾之忧。

认识企业的根本，办公室工作人员代表公司对外形象，需要高素质的办公人员，要求高中以上学历，有丰富的工作经验，注重团队建设，要有沟通技巧和对外联络的能力，熟悉外部各有关部门业务办理流程办理，有一定的材料组织能力。掌握了对外沟通技巧，有利于上级有关部门对公司相关工作的指导。办公室工作人员年龄要老中青结合，充分发挥老一辈的经验、沟通技巧、和沉稳的工作方法，发挥年轻人的蓬勃朝气、新颖思路、敢于创新的精神。办公室人员要热情接待，语言文明，以理服人。

目前办公室工作难度主要在车的安排上，例如有时公司全部外派，有个别部门要车不能及时安排上，未能完全达到满意。

办公室作为公司对外窗口，代表公司的形象，办公室定位服务，起到承上启下的作用，能为其他部门排忧解难，使公司工作人员能安心工作，各项外联工作能有序顺利开展。