合同管理信息化探索与应用

合同管理信息化探索与应用

甘肃电投九甸峡水电开发有限责任公司

【摘要】：合同是企业与外界交往的桥梁，合同行为贯穿了企业管理活动的始终，合同管理水平是企业综合管理水准的集中体现。传统合同管理模式存在占用大量人力，管理效率低、沟通成本高、信息汇总难、容易篡改，缺少关键节点预警提醒等弊端，给企业带来潜在风险。随着公司的不断发展，合同体量越来越大，合同管理工作愈加繁重，传统合同管理模式已不符合信息化管理要求，信息化的合同管理才是当前企业合同管理建设的新方向，更是企业合同管理发展到一定阶段的必然选择。公司攻关小组分析公司合同管理现状，尝试利用一体化办公平台、视频会议系统、NCC财务共享系统及办公软件，对合同管理信息化进行探索，实现询价、合同线上审核会签，推进视频合同谈判，设计合同台账、设置自动预警提醒，对合同结算付款进行跟踪，对合同进行全方位、全过程的动态管理，通过合同管理信息化建设，改变了合同管理以往对人力的过度依赖，合同管理更加科学规范、通过顶层流程设计尽量减少人为干预因素，有效降低了合同管理过程中的失误，显著地提高了合同管理的质量与效率，使企业合同管理上升到一个新的高度。

关键词：合同管理 信息化 流程设计

一、企业简介

甘肃电投九甸峡水电开发有限责任公司（以下简称九甸峡水电公司）是致力于洮河流域水力、电力能源项目开发和生产经营的发电企业。公司注册资本金10.06亿元，总资产45.6亿元，九甸峡公司经营管理洮河流域的九甸峡、莲麓、峡城、吉利、海甸峡、三甲及莲峰7座梯级电站，总装机容量535 MW，设计多年平均发电量19.54亿千瓦时。

按照现代企业制度的要求，公司依法组建了股东会、董事会、监事会，法人治理结构完善，“三会”和经营管理层职责明确，管理流程运转流畅。内设机构有党群工作部、总经理工作部（董事会办公室）、人力资源部、经营管理部等12个部门。目前，公司在册员工378人。全年平均发生合同330份左右，涉及采购、服务、工程、销售、金融、其他等合同类型。

二、实施背景

公司一系列的经济活动都是围绕合同的建立和履行来进行，合同是双方为了维护各自的利益签订的书面的文件，合同管理是公司经营管理中一项非常重要的内容，合同管理一方面事关公司的生产经营与市场接轨，另一方面关系到公司履约过程中维护自身的合法权益。合同管理应是一种全过程、全方位、科学的动态管理，包含从方案设计、询价采购、谈判起草、会签审核、签订履行、结算付款、资料归档及后评价等全过程的管理活动，合同管理流程是公司合同管理的顶层设计，体现着企业合同管理是否全面、具体、科学、高效。

公司合同管理需要各个部门和岗位的相互对接协调，认真履行合同的法律、经济、专业审查，只有各个相关部门和岗位共同参与，合同风险才能降到最低。公司清洁能源高质量发展必须高度重视合同管理，从顶层设计、管理机制、全过程管理等方面不断地完善和加强风险防控，才能确保各项业务合同风险可控，从而为企业的长期健康稳定发展奠定坚实的基础。

(一）合同管理现状分析

1.合同会签时效长，进度慢，效率低。合同线下会签流转需专人负责将纸质材料报送有关会签部门，且无法及时知晓合同的流转状态，沟通成本较高，会签人员在电站与基地往返，各审核人之前纸质版传阅，耗时耗力，会签效率低下，会签审核时效长；各会签部门对合同提出意见，需修改后重新打印合同，造成纸张浪费；会签审批单、合同文本存在人为涂改的风险。

2.合同谈判面对面，集中难，推进慢。合同承办部门，经营部、财务部及其他部门参与合同谈判。电站员工参与合同谈判需往返电站基地，且公司通勤车辆有限，电站基地往返交通不易，耗费大量时间精力；合同承包人大多数不在临洮当地，部分承包商跨省跨区域，往返来回耗时耗力，合同准备时间过长，合同谈判成本高，合同推进效率低，合同谈判形式单一。

3.询价采购不规范，较松散，偏差大。合同承办部门在询价采购时，存在询价函（文件）内容不完整，询价函（文件）要素不全，不能抓住项目实施要点、没有将项目需求转化为要求、商务技术要求生搬硬套、评分标准随意，不具体，针对性不强，往往导致响应文件与项目实际偏差较大；询价函未经分管领导审核，擅自以公司名义进行询价，承办部门未按要求开展询价、比价，询价管理流程不健全，缺乏必要的监督。

4.合同文本形式多，情况杂，类型广。合同承办部门在起草合同不选用参照已下发的合同模板，起草合同随意，合同格式不规范，五花八门。合同要素不全，合同条款不符合项目实际及法律要求，违约责任全看个人意愿，付款进度、支标方式不符合财务相关要求，合同双方方责任和义务划分不明确等，合同层级混乱。

5.合同履约不及时，结算慢，预警迟。合同承办部门不建立部门合同管理台账，对所承办的合同缺乏节点控制和宏观管理，对工期、质保期不关注。往往导致合同履约执行不全面，合同工期拖延，验收结算滞后，合同归口部门与承办部门沟通不畅，合同归口管理部门缺乏合同预警提醒，对合同结算付款情况掌握不够，没有对合同进行全生命周期的管理。

6.合同管理模式旧，信息化水平不高，合同风险管理手段落后。公司合同管理的信息化建设还比较薄弱，合同科学管理的技术手段还比较落后。大多数时候采用面对面、手动传阅是传统做法，对合同缺乏动态的全过程监管，缺乏纵向的信息沟通，管控的效率较低。