六种常用公文具体写法详解

常用公文具体写法详解

一、请示

是下级向上级请示批准的公文文种，属上行文。主要用于：遇到缺乏明确制度规定的情况需要处理；需要上级批准才能办理的事情；涉及多个部门的事情，请示上级批准。

请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是上行文，公文里都有陈述意见、反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

（一）写法

一般由三部分组成：请示理由、内容、结语。

请示理由是文章的开头部分，要扼要讲明请示的背景和根据，及请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的以一句话为之。请示理由之后，紧接着写一句承上启下的过渡语，基本格式是“现将……请示如下”，随之点上冒号。但有些短小的请求也可不写。

请示内容要写得具体，条理清楚，说服力强。内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，这样才能使领导心中有数， 1

易下决心。有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，语气要谦恭，通常写法是：“特此请示，请予审批”、“妥否，请批示”等。

（二）注意事项：

1、坚持一文一事。

2、不搞多头请示。请示应主送直接主管机关，其他确需了解请示事项的领导机关，采取抄报形式处理。受双重领导的单位，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式。

3、一般不得越级请示。个别需越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门。

4、不要把请示写成报告或请示报告。

5、请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

二、报告

适用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问，属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

1、写法：

开头，概括说明全文主旨。

主体，将工作的主要情况、做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。以反映情况为主的专题报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施。

结尾，以 “专此报告”等语作结。

2、注意事项：

1）抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。

2）专题报告要一事一报，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

3）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

三、通知

通知适用于批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需

要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。大多属下行公文。

写法：

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

1、印发、批转、转发性通知的写法。把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“请认真贯彻执行”、“望遵照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。

2、知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

3、事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备事项等。

4、任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

四、通 报

适用于表彰先进、批评错误。属下行文。

一般分为三部分：1、主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；2、分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；3、决定要求。写明予以表彰或处理的决定，同时提出希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。

五、函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。属平行文。

写法：一般分三部分。简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求。结尾通常用“此函”，“特此函复”等。

六、会议纪要

是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成，是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。

会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等，通常具体人员名单在结尾列出。第二部分是纪要的中心部分，大致可以有以下几种写法：

1、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，写的篇幅相对短小。

2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。

3、发言提要法。把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。