档案规范化管理现状分析和改进报告

档案规范化管理现状分析和改进报告

过去一年的档案管理工作在一片忙碌中结束了，在上级领导的指导下，为全面提升公司综合档案管理水平，实现档案管理规范化、数字化、现代化，对现有档案进行底数摸清，旨在认清影响本单位档案工作规范化、科学化管理的主要问题，并以问题为导向，把握今后改进目标，拟提出档案规范化管理的建设性意见，有针对性地解决实际问题，逐步提高档案管理水平和服务水平。现对照企业档案规范化管理标准，结合公司档案管理实际，特此报告如下：

一、本单位档案工作基本现状：

档案室现存档案共有五部分组成。（一）文书档案，包括公司管理事务活动产生的通用文书档案，有经营管理、生产管理等文件材料。（二）财务档案，包括财务报表、账簿、凭证等。（三）人事类档案，包括员工材料；工资、保险福利、合同等材料；以及其他可供组织参考的材料。（四）工程类资料，包括项目相关的综合文件、监理文件、施工文件及竣工图。（五）其他材料类，如历史照片等。

档案规范化管理即数字化管理。在平时的工作中，为公司职工提供档案查阅、借阅；复印文本；收归保存等便利化服务。并启动档案数字化加工工作，投入资金人力，对现存档案进行数字化加工处理。目前数字化管理工作正在有序进行中，做好数字化档案、照片档案和目录挂接工作，初步实现档案电子化管理，为推动公司档案规范化管理迈出成功的第一步！

二、存在问题：

（一）、档案数字化资金预算不足，数字化工作进度较慢。档案数字化通常采用自主加工和委托加工两种方式进行。两种方式都需要充足的资金予以支撑。需要高配置电子档案管理系统等软件，计算机、扫描仪等硬件，后续数字化加工完成之后还要进行安全维护与运行，也需要资金支持。但在实际操作过程中，缺乏专项充足的资金支持，导致数字化工作难以推进。

（二）、档案数字化的利用安全难以保障。档案数字化的最终目的是方便利用，数字化后的档案不再受“孤本”的限制，同时也打破时空壁垒，使用效率最大化。但是在方便利用的同时却潜藏着一定的安全隐患，如数据丢失或损坏、保密数据被公开等。

（三）、岗位编制空缺，缺乏专业人才。档案规范化专业人才是决定档案规范化进程推进的重要因素之一。但缺乏专业化的人才配备，是制约档案数字化建设的进程的一重要因素。